Bagaimana untuk berkongsi fail excel pada masa yang sama

Dalam proses mengusahakan dokumen Excel, ia sering menjadi perlu bagi beberapa orang untuk menyambung kepadanya sekaligus. Dan selalunya bilangan mereka boleh dikira dalam beberapa berpuluh-puluh. Oleh itu, isu kerjasama tidak terhad kepada hanya menghubungkan orang, kerana mereka sering boleh membuat perubahan bercanggah yang perlu belajar cara mengedit dengan cepat dan berkesan.

Siapa boleh buat? Seorang yang berstatus sebagai pengguna induk. Pendek kata, apa yang perlu dilakukan untuk membuat kerja bersama dengan dokumen bukan sahaja mungkin, tetapi juga berkesan?

Ciri bekerja dengan fail Excel yang dikongsi

Bekerja dengan fail kongsi dalam Excel mempunyai ciri tersendiri. Jadi, beberapa tindakan tidak tersedia kepada pengguna:

1. Mencipta jadual.
2. Pengurusan senario, termasuk melihatnya.
3. Mengeluarkan helaian.
4. Pengguna tidak mempunyai keupayaan untuk menggabungkan beberapa sel atau, sebaliknya, memisahkan sel yang digabungkan sebelum ini. 
5. Sebarang operasi dengan data XML.

Bagaimanakah sekatan ini boleh dipintas? Anda hanya perlu mengalih keluar akses umum, dan kemudian mengembalikannya apabila timbul keperluan.

Berikut ialah satu lagi hamparan dengan beberapa tugas yang mungkin atau mungkin tidak boleh dilakukan jika anda bekerja dengan berbilang orang pada hamparan yang sama.

Bagaimana untuk berkongsi fail Excel

Mula-mula anda perlu memahami fail mana yang perlu disediakan untuk diedit oleh beberapa orang sekaligus. Ia boleh sama ada fail baharu atau fail sedia ada. 

Tetapan

Semua yang anda perlu lakukan untuk berkongsi fail dalam Excel adalah dalam bahagian Perkongsian Buku, yang boleh didapati dengan pergi ke tab Semakan.

Tetingkap akan muncul dengan dua tab. Kami berminat dengan yang pertama, yang dibuka secara automatik. Kita perlu menyemak kotak di sebelah item yang ditandakan dalam tangkapan skrin dengan segi empat tepat merah. Dengan itu, kami membolehkan berbilang pengguna mengurus dokumen.

Selepas kami membuka akses untuk mengedit, kami perlu mengkonfigurasinya. Untuk melakukan ini, buka tab kedua.

Selepas memasukkan parameter, kami mengesahkan tindakan kami. Untuk melakukan ini, klik kiri pada butang "OK". Perkongsian boleh dibuka kepada mana-mana buku, sama ada baharu dan sedia ada. Dalam kes pertama, anda perlu membuat nama untuknya. 

Selepas itu, anda perlu menyimpan fail pada komputer anda.

Penting! Formatnya hendaklah sedemikian supaya fail boleh dibuka oleh setiap pengguna dengan versi hamparan mereka.

Membuka fail kongsi

Anda mesti menyimpan fail ke bahagian rangkaian atau folder yang mempunyai akses kepada peserta yang ingin menggunakan fail tersebut. Selepas direktori dipilih, kita hanya perlu klik butang "Simpan".

Walau bagaimanapun, ia tidak dibenarkan menggunakan pelayan web untuk menyimpan fail yang dikongsi. 

Selepas melakukan semua operasi yang diterangkan di atas, anda perlu menyemak sama ada mungkin untuk menyambungkan orang lain. Untuk melakukan ini, buka tab "Data" dan cari item "Sambungan" betul-betul di bawahnya. Jika anda mengklik padanya, anda akan dapat menukar pautan atau pautan. Jika tiada butang yang sepadan, maka tiada fail yang berkaitan.

Seterusnya, tab "Status" dibuka, dengan bantuan yang mungkin untuk menyemak sambungan. Hakikat bahawa semuanya baik-baik saja boleh dikenali dengan kehadiran butang "OK".

Cara Membuka Buku Kerja Excel Kongsi

Excel juga membenarkan anda membuka buku kerja kongsi. Untuk melakukan ini, anda perlu mengklik pada butang Office. Apabila panel timbul muncul, kita perlu memilih item "Buka" dan pilih buku yang akan digunakan untuk perkongsian. Selepas itu, klik sekali lagi pada butang Office, dan buka tetingkap "Excel Options", yang boleh didapati di bahagian bawah.

Di sebelah kiri tetingkap yang muncul, anda akan dapat memilih kategori tetapan, tetapi kami berminat dengan yang pertama, yang mengandungi parameter paling umum.

Seterusnya, pergi ke item "Tetapan peribadi", di mana anda perlu menentukan data yang membolehkan anda menapis pengguna - nama pengguna, nama panggilan.

Selepas melaksanakan operasi ini, ia menjadi mungkin untuk mengedit maklumat dalam dokumen atau menambah beberapa data. Jangan lupa simpan perubahan anda selepas membuat perubahan.

Ini kadangkala boleh menyebabkan masalah semasa menyimpan. Sebagai contoh, perkongsian hanya tersedia untuk pembukaan pertama, dan apabila anda cuba membuka dokumen untuk kali kedua, atur cara ini menimbulkan ralat. Ini mungkin berlaku atas sebab-sebab berikut:

1. Jika beberapa peserta memasukkan data sekaligus dalam sel yang sama. Atau mana-mana bahagian lain.
2. Menjana log perubahan yang menyebabkan buku kerja membesar dalam saiz. Ini membawa kepada masalah.
3. Pengguna telah dialih keluar daripada perkongsian. Dalam kes ini, menyimpan perubahan tidak akan berfungsi hanya pada komputernya. 
4. Sumber rangkaian terlampau beban.

Untuk menyelesaikan masalah, anda perlu mengambil langkah berikut:

1. Padamkan log perubahan atau padam maklumat berlebihan daripadanya. 
2. Alih keluar maklumat berlebihan dalam dokumen itu sendiri.
3. Mulakan semula perkongsian. 
4. Buka dokumen Excel dalam editor pejabat lain, dan kemudian simpan semula dalam format xls.

Benar, dalam versi terkini, ralat ini tidak berlaku sekerap yang lebih lama.

Cara melihat aktiviti ahli

Semasa kerja bersama, anda perlu sentiasa memantau supaya salah seorang peserta tidak merosakkan sesuatu. Oleh itu, anda perlu belajar memahami tindakan yang dilakukan oleh salah seorang daripada mereka. Untuk melakukan ini, anda mesti melakukan langkah-langkah berikut.

1. Pergi ke tab "Semakan", dan di sana cari item "Pembetulan". Dalam menu, pilih item "Pilih pembetulan".
   

   

2. Seterusnya, tetingkap akan muncul di mana anda boleh mengetahui perubahan yang dibuat oleh pengguna. Senarai ini dijana secara automatik. Anda boleh mengesahkan bahawa ini memang berlaku dengan melihat kotak semak di sebelah item yang sepadan dalam kotak dialog ini.
   

   

    Dalam kes ini, hanya perubahan yang telah dibuat sejak simpanan terakhir akan dipaparkan dalam senarai di sudut kiri atas. Ini dilakukan untuk kemudahan, anda sentiasa boleh melihat suntingan awal dalam jurnal.

3. Setiap peserta diberikan warna tertentu, yang mana anda boleh memahami siapa yang membuat perubahan. Label berada di sudut kiri atas. Anda juga boleh menyediakan perubahan penjejakan mengikut masa, pengguna tertentu atau dalam julat tertentu, serta melumpuhkan paparan mereka.
   

   

4. Apabila anda menuding pada sel yang mempunyai tanda sedemikian, satu blok kecil muncul dari mana anda boleh memahami siapa yang membuat perubahan.
   

   

5. Untuk membuat pelarasan pada peraturan untuk memaparkan pembetulan, anda perlu kembali ke tetingkap tetapan, dan kemudian cari medan "Mengikut masa", di mana anda boleh menetapkan titik permulaan untuk melihat perubahan. Iaitu, masa dari mana pembetulan akan dipaparkan. Anda boleh menetapkan tempoh sejak simpanan terakhir, ditetapkan untuk memaparkan semua perubahan sepanjang masa, secara eksklusif tidak dilihat atau menentukan tarikh ia akan dipaparkan.
   

   

6. Anda juga boleh mengawal paparan pembetulan yang dibuat hanya oleh ahli tertentu.
   

   

7. Menggunakan medan yang sepadan, anda boleh menetapkan julat helaian di mana tindakan arahan akan direkodkan.

Anda juga boleh membuat perubahan lain dengan menandai kotak pilihan yang sesuai di tempat yang betul.

Senarai perubahan bukanlah berat mati. Pengguna utama boleh menyemak suntingan peserta lain, mengesahkan atau menolaknya. Bagaimana hendak melakukannya?

1. Pergi ke tab "Semakan". Terdapat menu "Pembetulan" di mana pengguna boleh menguruskan pembetulan. Dalam panel pop timbul, anda perlu memilih pilihan "Terima / tolak pembetulan", selepas itu tetingkap akan dipaparkan di mana pembetulan dipaparkan.
   

   

   

2. Pemilihan suntingan boleh dijalankan mengikut kriteria yang sama seperti yang diterangkan sebelum ini: mengikut masa, oleh pengguna tertentu, atau dalam julat tertentu. Selepas menetapkan parameter yang diperlukan, tekan butang OK.
3. Seterusnya, semua pelarasan yang memenuhi syarat yang ditetapkan dalam langkah sebelumnya akan dipaparkan. Anda boleh bersetuju dengan pengeditan tertentu atau menolaknya dengan mengklik pada butang yang sesuai di bahagian bawah tetingkap. Ia juga mungkin untuk menerima atau menolak pelarasan secara kelompok.
   

   

Sekarang pelarasan yang diperlukan telah ditinggalkan, dan yang tambahan telah dialih keluar.

Bagaimana untuk mengalih keluar pengguna dari fail excel

Dari semasa ke semasa adalah perlu untuk mengalih keluar pengguna daripada mengarang bersama. Terdapat banyak sebab: mereka diberi tugas lain, peserta mula membuat suntingan dari komputer lain, dan sebagainya. Melaksanakan tugas ini dalam Excel tidak sukar sama sekali.

Mula-mula, buka tab "Semakan". Terdapat kumpulan "Perubahan", di mana terdapat pilihan "Akses kepada buku".

Selepas itu, tetingkap yang sama yang kita lihat tadi akan muncul di skrin. Senarai semua orang yang boleh membuat perubahan pada jadual boleh didapati pada tab Edit. Untuk mengalih keluar pengguna yang tidak kami perlukan pada masa ini, anda perlu mencarinya dalam senarai ini, pilih dengan menekan butang kiri tetikus dan klik pada butang "Padam", yang terletak di bawah.

Seterusnya, Excel akan memberi amaran kepada pengguna bahawa pembetulan yang dibuat oleh peserta ini mungkin tidak disimpan jika dia sedang membuat perubahan pada buku kerja. Jika anda bersetuju, kemudian klik "OK", dan pengguna tidak akan dikongsi lagi.

Cara mengehadkan penggunaan buku kerja kongsi

Cara terbaik untuk mengehadkan penggunaan lejar kongsi adalah dengan mengalih keluar pengguna. Jika ini tidak sesuai, anda boleh menetapkan hak untuk melihat atau mengedit buku oleh peserta tertentu.

Walau bagaimanapun, adalah penting untuk diingat bahawa beberapa batasan dibina dalam perkongsian secara lalai. Mereka telah diterangkan di atas. Mari kita ingat mereka, kerana pengulangan adalah ibu kepada pembelajaran.

1. Dilarang membuat jadual pintar yang mengemas kini data secara automatik dan mempunyai banyak ciri lain.
2. Anda tidak boleh mengurus skrip. 
3. Terdapat sekatan terbina dalam untuk memadam helaian, menyambung atau memutuskan sambungan sel.
4. Laksanakan semua operasi pada data XML. Secara ringkasnya, terdapat sekatan untuk menstrukturkan sejumlah besar data, termasuk menyunting tatasusunannya. XML ialah salah satu jenis fail yang paling tidak jelas untuk pemula, tetapi ia sebenarnya agak mudah. Dengan jenis fail ini, anda boleh memindahkan data dengan membuat perubahan kelompok pada dokumen. 

Ringkasnya, pengarang bersama membolehkan anda melakukan operasi standard pada dokumen, tetapi lebih banyak pilihan profesional tersedia hanya untuk satu orang. Ini kerana makro atau perubahan kelompok XML yang sama agak sukar untuk digulung semula. 

Melumpuhkan perkongsian dan kemudian mendayakannya semula ialah cara lain untuk mengehadkan perkara yang boleh dilakukan oleh pengguna Excel. Anda boleh membuat sendiri perubahan yang diperlukan, dengan itu menafikan orang lain peluang untuk mengedit sesuatu buat sementara waktu.

Untuk melakukan ini, anda mesti mengikuti langkah-langkah ini.

1. Buka tab "Semakan", pergi ke item "Pembetulan" dan pilih item "Serlahkan semakan" daripada menu pop timbul.
2. Selepas itu, tetingkap muncul di mana anda perlu menyahtanda kotak di sebelah item "Pengguna" dan "Dalam julat".
3. Selepas itu, log perubahan muncul, yang diperlukan untuk sandaran data.

Selepas itu, anda boleh mematikan perkongsian. Untuk melakukan ini, pada tab yang sama pada reben, pilih item "Akses ke buku" dan nyahtanda "Benarkan berbilang pengguna mengubah suai fail".

Itu sahaja, kini perkongsian dilumpuhkan.

Jadi agak mudah untuk menyediakan pengarang bersama dalam Excel. Sudah tentu, terdapat beberapa sekatan yang tidak membenarkan anda menggunakan dokumen itu sepenuhnya. Tetapi mereka diselesaikan dengan agak mudah, cukup untuk mematikan perkongsian untuk seketika, dan kemudian menghidupkannya apabila perubahan yang diperlukan telah dibuat.