Bagaimana untuk membuat carta Gantt dalam Excel?

Jika anda diminta untuk menamakan tiga komponen terpenting Microsoft Excel, yang manakah akan anda namakan? Kemungkinan besar, helaian di mana data dimasukkan, formula yang digunakan untuk melakukan pengiraan dan carta dengan data yang berbeza sifat boleh diwakili secara grafik.

Saya pasti setiap pengguna Excel tahu apa itu carta dan cara menciptanya. Walau bagaimanapun, terdapat satu jenis carta yang diselubungi kekaburan bagi ramai orang - Carta Gantt. Panduan ringkas ini akan menerangkan ciri utama carta Gantt, memberitahu anda cara membuat carta Gantt ringkas dalam Excel, memberitahu anda tempat untuk memuat turun templat carta Gantt lanjutan dan cara menggunakan perkhidmatan dalam talian Pengurusan Projek untuk mencipta carta Gantt.

• Apakah Carta Gantt?
• Bagaimana untuk membuat carta Gantt dalam Excel?
• Templat carta Gantt

Apakah Carta Gantt?

Carta Gantt dinamakan sempena Henry Gantt, seorang jurutera Amerika dan perunding pengurusan yang menghasilkan gambar rajah pada tahun 1910. Carta Gantt dalam Excel mewakili projek atau tugas sebagai lata carta bar mendatar. Carta Gantt menunjukkan struktur pecah projek (tarikh mula dan tamat, pelbagai hubungan antara tugas dalam projek) dan dengan itu membantu mengawal pelaksanaan tugas dalam masa dan mengikut penanda aras yang dimaksudkan.

Cara Membuat Carta Gantt dalam Excel 2010, 2007 dan 2013

Malangnya, Microsoft Excel tidak menawarkan templat carta Gantt terbina dalam. Walau bagaimanapun, anda boleh membuat sendiri dengan cepat menggunakan fungsi carta bar dan sedikit pemformatan.

Ikuti langkah ini dengan berhati-hati dan ia akan mengambil masa tidak lebih daripada 3 minit untuk mencipta carta Gantt yang mudah. Dalam contoh kami, kami sedang mencipta carta Gantt dalam Excel 2010, tetapi perkara yang sama boleh dilakukan dalam Excel 2007 dan 2013.

Langkah 1. Buat jadual projek

Pertama sekali, kami akan memasukkan data projek ke dalam helaian Excel. Tulis setiap tugas pada baris yang berasingan dan bina pelan pecahan projek dengan menentukan tarikh mulai (Tarikh mula), tamat pengajian (tarikh tamat) dan tempoh (Tempoh), iaitu bilangan hari yang diperlukan untuk menyelesaikan tugasan.

Petua: Hanya lajur diperlukan untuk membuat carta Gantt Tarikh mulai и Tempoh. Walau bagaimanapun, jika anda juga membuat lajur Tarikh tamat, maka anda boleh mengira tempoh tugas menggunakan formula mudah, seperti yang dilihat dalam rajah di bawah:

Langkah 2. Bina carta bar Excel biasa berdasarkan pangkalan data lajur "Tarikh mula".

Mula membina carta Gantt dalam Excel dengan mencipta yang mudah carta bar bertindan:

• Serlahkan julat Mula Tarikh bersama dengan tajuk lajur, dalam contoh kami ialah B1:B11. Adalah perlu untuk memilih hanya sel dengan data, dan bukan keseluruhan lajur helaian.
• Pada tab Lanjutan Memasukkan (Sisipkan) di bawah Carta, klik Sisipkan carta bar (Bar).
• Dalam menu yang terbuka, dalam kumpulan Diperintah (Bar 2-D) klik Diperintah Ditindan (Bar Bertindan).

Akibatnya, carta berikut akan muncul pada helaian:

Catatan: Beberapa arahan lain untuk mencipta carta Gantt mencadangkan anda membuat carta bar kosong dahulu dan kemudian mengisinya dengan data, seperti yang akan kami lakukan dalam langkah seterusnya. Tetapi saya berpendapat bahawa kaedah yang ditunjukkan adalah lebih baik kerana Microsoft Excel secara automatik akan menambah satu baris data dan dengan cara ini kita akan menjimatkan sedikit masa.

Langkah 3: Tambahkan Data Tempoh pada Carta

Seterusnya, kami perlu menambah satu lagi siri data pada carta Gantt masa hadapan kami.

1. Klik kanan di mana-mana dalam rajah dan dalam klik menu konteks Pilih data (Pilih Data). Kotak dialog akan dibuka Memilih sumber data (Pilih Sumber Data). Seperti yang anda lihat dalam rajah di bawah, data lajur Tarikh Mulai sudah ditambah ke medan Item legenda (baris) (Entri Legenda (Siri). Sekarang anda perlu menambah data lajur di sini Tempoh.
2. akhbar Tambah (Tambah) untuk memilih data tambahan (Tempoh) untuk dipaparkan pada carta Gantt.
3. Di tingkap yang dibuka Perubahan baris (Edit siri) lakukan ini:
   • Dalam Nama baris (Nama siri) masukkan "Tempoh" atau nama lain yang anda mahu. Atau anda boleh meletakkan kursor dalam medan ini dan kemudian klik pada tajuk lajur yang sepadan dalam jadual - tajuk yang diklik akan ditambah sebagai nama siri untuk carta Gantt.
   • Klik ikon pemilihan julat di sebelah medan Nilai-nilai (Nilai siri).
4. Tetingkap dialog Perubahan baris (Sunting siri) akan berkurangan. Serlahkan data dalam lajur Tempohdengan mengklik pada sel pertama (dalam kes kami ialah D2) dan menyeret ke bawah ke sel data terakhir (D11). Pastikan anda tidak memilih tajuk atau sel kosong secara tidak sengaja.
5. Tekan ikon pemilihan julat sekali lagi. Tetingkap dialog Perubahan baris (Edit siri) akan dikembangkan lagi dan medan akan muncul Nama baris (Nama siri) dan Nilai-nilai (Nilai siri). Klik OK.
6. Kami akan kembali ke tingkap semula Memilih sumber data (Pilih Sumber Data). Sekarang di padang Item legenda (baris) (Entri Legenda (Siri) kita melihat satu siri Tarikh Mulai dan nombor Tempoh. Klik sahaja OK, dan data akan ditambahkan pada carta.

Gambar rajah sepatutnya kelihatan seperti ini:

Langkah 4: Tambahkan Perihalan Tugasan pada Carta Gantt

Kini anda perlu menunjukkan senarai tugas di sebelah kiri gambar rajah dan bukannya nombor.

1. Klik kanan di mana-mana dalam kawasan plot (kawasan dengan jalur biru dan oren) dan dalam menu yang muncul, klik Pilih data (Pilih Data) untuk muncul semula kotak dialog Memilih sumber data (Pilih Sumber Data).
2. Di kawasan kiri kotak dialog, pilih Tarikh Mulai Dan klik Tukar (Edit) di kawasan kanan tetingkap bertajuk Label paksi mendatar (kategori) (Mendatar (Kategori) Label Paksi).
3. Kotak dialog kecil akan dibuka Label paksi (label paksi). Sekarang anda perlu memilih tugas dengan cara yang sama seperti dalam langkah sebelumnya kami memilih data mengenai tempoh tugas (lajur Tempoh) - klik ikon pemilihan julat, kemudian klik pada tugas pertama dalam jadual dan seret pemilihan dengan tetikus hingga ke tugasan terakhir. Ingat bahawa tajuk lajur tidak boleh diserlahkan. Setelah anda melakukannya, klik ikon pemilihan julat sekali lagi untuk memaparkan kotak dialog.
4. Tekan dua kali OKuntuk menutup semua kotak dialog.
5. Padamkan legenda carta – klik kanan padanya dan dalam menu konteks klik Batalkan (Padam).

Pada ketika ini, carta Gantt sepatutnya mempunyai penerangan tugas di sebelah kiri dan kelihatan seperti ini:

Langkah 5: Menukar Carta Bar kepada Carta Gantt

Pada peringkat ini, carta kami masih merupakan carta bar bertindan. Untuk menjadikannya kelihatan seperti carta Gantt, anda perlu memformatnya dengan betul. Tugas kami adalah untuk mengalih keluar garis biru supaya hanya bahagian oren pada graf, yang mewakili tugas projek, kekal kelihatan. Secara teknikal, kami tidak akan mengalih keluar garisan biru, kami hanya akan menjadikannya telus dan oleh itu tidak kelihatan.

1. Klik pada mana-mana garisan biru pada carta Gantt, dan kesemuanya akan dipilih. Klik kanan pada pilihan dan dalam menu konteks klik Format siri data (Siri Format Data).
2. Dalam kotak dialog yang muncul, lakukan perkara berikut:
   • Di bahagian Mengisi (Isi) pilih Tiada isi (Tiada Isi).
   • Di bahagian Sempadan (Warna Sempadan) pilih tiada garisan (Tiada Talian).

Catatan: Jangan tutup kotak dialog ini, anda akan memerlukannya lagi dalam langkah seterusnya.

3. Tugasan pada carta Gantt yang kami bina dalam Excel adalah dalam susunan terbalik. Kami akan membetulkannya sebentar lagi. Klik pada senarai tugasan di sebelah kiri carta Gantt untuk menyerlahkan paksi kategori. Kotak dialog akan dibuka Format Paksi (Format Paksi). Dalam bab Parameter paksi (Pilihan Paksi) tandai kotak Terbalikkan susunan kategori (Kategori dalam susunan terbalik), kemudian tutup tetingkap untuk menyimpan perubahan anda. Hasil daripada perubahan yang baru kami buat:
   • Tugasan pada carta Gantt berada dalam susunan yang betul.
   • Tarikh pada paksi mendatar telah bergerak dari bahagian bawah ke bahagian atas carta.

Carta menjadi serupa dengan carta Gantt biasa, bukan? Sebagai contoh, carta Gantt saya kini kelihatan seperti ini:

Langkah 6. Menyesuaikan Reka Bentuk Carta Gantt dalam Excel

Carta Gantt sudah mula terbentuk, tetapi anda boleh menambah beberapa lagi sentuhan kemasan untuk menjadikannya benar-benar bergaya.

1. Keluarkan ruang kosong di sebelah kiri carta Gantt

Semasa membina carta Gantt, kami memasukkan bar biru pada permulaan carta untuk menunjukkan tarikh mula. Kini kekosongan yang kekal di tempatnya boleh dialih keluar dan jalur tugas boleh dialihkan ke kiri, lebih dekat dengan paksi menegak.

• Klik kanan pada nilai lajur pertama Tarikh Mulai dalam jadual dengan data sumber, dalam menu konteks pilih Format sel > nombor > Umum (Formatkan Sel > Nombor > Umum). Hafal nombor yang anda lihat di medan Contoh (Sampel) ialah perwakilan angka tarikh. Dalam kes saya nombor ini 41730. Seperti yang anda ketahui, Excel menyimpan tarikh sebagai nombor yang sama dengan bilangan hari bertarikh 1 Januari 1900 sebelum tarikh ini (di mana 1 Januari 1900 = 1). Anda tidak perlu membuat sebarang perubahan di sini, cuma klik pembatalan (Batal).
• Pada carta Gantt, klik pada mana-mana tarikh di atas carta. Satu klik akan memilih semua tarikh, selepas itu klik kanan padanya dan dalam menu konteks klik Format Paksi (Format Paksi).
• Pada menu Parameter paksi (Pilihan Paksi) tukar pilihan Minimum (Minimum) pada nombor (Tetap) dan masukkan nombor yang anda ingat pada langkah sebelumnya.

2. Laraskan bilangan tarikh pada paksi carta Gantt

Di sini, dalam kotak dialog Format Paksi (Format Axis) yang dibuka pada langkah sebelumnya, tukar parameter Bahagian utama (Major bersatu) dan Bahagian pertengahan (Unit kecil) daripada nombor (Tetap) dan masukkan nilai yang dikehendaki untuk selang pada paksi. Biasanya, lebih pendek rangka masa tugas dalam projek, lebih kecil langkah pembahagian diperlukan pada paksi masa. Sebagai contoh, jika anda ingin menunjukkan setiap tarikh kedua, kemudian masukkan 2 untuk parameter Bahagian utama (Unit utama). Apakah tetapan yang saya buat – anda boleh lihat dalam gambar di bawah:

Petua: Main-main dengan tetapan sehingga anda mendapat hasil yang diingini. Jangan takut untuk melakukan sesuatu yang salah, anda sentiasa boleh kembali kepada tetapan lalai dengan menetapkan pilihan kepada Secara automatik (Auto) dalam Excel 2010 dan 2007 atau dengan mengklik Reset (Tetapkan semula) dalam Excel 2013.

3. Keluarkan ruang kosong tambahan di antara jalur

Susun bar tugas pada carta dengan lebih padat, dan carta Gantt akan kelihatan lebih baik.

• Pilih bar jingga graf dengan mengklik salah satu daripadanya dengan butang kiri tetikus, kemudian klik kanan padanya dan dalam menu yang muncul, klik Format siri data (Siri Format Data).
• Dalam kotak dialog Format siri data (Siri Format Data) tetapkan parameter kepada baris bertindih (Siri Bertindih) nilai 100% (gelangsar dialihkan ke kanan) dan untuk parameter Kelegaan sisi (Lebar Jurang) nilai 0% atau hampir 0% (gelangsar sepanjang jalan atau hampir sepanjang jalan ke kiri).

Dan inilah hasil usaha kami – carta Gantt yang ringkas tetapi agak tepat dalam Excel:

Ingat bahawa carta Excel yang dibuat dengan cara ini adalah sangat hampir dengan carta Gantt sebenar, sambil mengekalkan semua kemudahan carta Excel:

• Carta Gantt dalam Excel akan mengubah saiz apabila tugasan ditambah atau dialih keluar.
• Tukar tarikh mula tugas (Tarikh mula) atau tempohnya (Tempoh), dan jadual akan serta-merta mencerminkan perubahan yang dibuat secara automatik.
• Carta Gantt yang dibuat dalam Excel boleh disimpan sebagai imej atau ditukar kepada format HTML dan diterbitkan di Internet.

ADVICE:

• Sesuaikan penampilan carta Gantt anda dengan menukar pilihan isian, sempadan, bayang-bayang dan juga menggunakan kesan 3D. Semua pilihan ini tersedia dalam kotak dialog. Format siri data (Siri Format Data). Untuk memanggil tetingkap ini, klik kanan pada bar carta dalam kawasan plot carta dan dalam klik menu konteks Format siri data (Siri Format Data).
• Jika gaya reka bentuk yang dibuat menarik perhatian, maka carta Gantt seperti itu boleh disimpan dalam Excel sebagai templat dan digunakan pada masa hadapan. Untuk melakukan ini, klik pada gambar rajah, buka tab Pembina (Reka bentuk) dan tekan Simpan sebagai templat (Simpan sebagai Templat).

Muat turun contoh carta Gantt

Templat carta Gantt dalam Excel

Seperti yang anda lihat, membina carta Gantt mudah dalam Excel tidak sukar sama sekali. Tetapi bagaimana jika carta Gantt yang lebih kompleks diperlukan, yang mana lorekan tugas bergantung pada peratusan penyiapannya, dan pencapaian projek ditunjukkan oleh garis menegak? Sudah tentu, jika anda adalah salah satu daripada makhluk yang jarang ditemui dan misteri yang kami hormati sebagai Guru Excel, maka anda boleh cuba membuat gambar rajah sedemikian sendiri.

Walau bagaimanapun, ia akan menjadi lebih pantas dan lebih mudah untuk menggunakan templat carta Gantt pra-dibuat dalam Excel. Di bawah ialah gambaran ringkas beberapa templat carta Gantt pengurusan projek untuk pelbagai versi Microsoft Excel.

Templat Carta Gantt Microsoft Excel 2013

Templat carta Gantt untuk Excel ini dipanggil Perancang Projek (Perancang Projek Gantt). Ia direka untuk menjejak kemajuan projek terhadap pelbagai metrik seperti Permulaan yang dirancang (Rancang Mula) dan permulaan sebenar (Permulaan Sebenar), Tempoh yang dirancang (Tempoh Rancangan) dan Tempoh Sebenar (Tempoh Sebenar), serta Peratus siap (Peratus Lengkap).

Dalam Excel 2013, templat ini tersedia pada tab File (Fail) dalam tetingkap Buat (Baru). Jika tiada templat dalam bahagian ini, anda boleh memuat turunnya daripada tapak web Microsoft. Tiada pengetahuan tambahan diperlukan untuk menggunakan templat ini – klik padanya dan mulakan.

Carta Templat Dalam Talian Ganta

Smartsheet.com menawarkan Pembina Carta Gantt dalam talian yang interaktif. Templat carta Gantt ini sama mudah dan sedia untuk digunakan seperti yang sebelumnya. Perkhidmatan ini menawarkan percubaan percuma selama 30 hari, jadi jangan ragu untuk mendaftar dengan akaun Google anda dan mula mencipta carta Gantt pertama anda dengan segera.

Prosesnya sangat mudah: dalam jadual di sebelah kiri, masukkan butiran projek anda, dan semasa jadual diisi, carta Gantt dibuat di sebelah kanan.

Templat Carta Gantt untuk Excel, Helaian Google dan OpenOffice Calc

Di vertex42.com anda boleh menemui templat carta Gantt percuma untuk Excel 2003, 2007, 2010 dan 2013 yang juga akan berfungsi dengan OpenOffice Calc dan Helaian Google. Anda boleh bekerja dengan templat ini seperti yang anda lakukan dengan mana-mana hamparan Excel biasa. Hanya masukkan tarikh mula dan tempoh untuk setiap tugasan dan masukkan % selesai dalam lajur % siap. Untuk menukar julat tarikh yang ditunjukkan dalam kawasan carta Gantt, gerakkan peluncur pada bar skrol.

Dan akhirnya, satu lagi templat carta Gantt dalam Excel untuk pertimbangan anda.

Templat Carta Gantt Pengurus Projek

Satu lagi templat carta Gantt percuma ditawarkan di professionalexcel.com dan dipanggil "Carta Gantt Pengurus Projek". Dalam templat ini, adalah mungkin untuk memilih paparan (harian atau standard mingguan), bergantung pada tempoh tugas yang dijejaki.

Saya berharap sekurang-kurangnya satu daripada templat carta Gantt yang dicadangkan akan memenuhi keperluan anda. Jika tidak, anda boleh menemui pelbagai jenis templat carta Gantt yang berbeza di Internet.

Setelah anda mengetahui ciri utama carta Gantt, anda boleh terus mempelajarinya dan belajar cara mencipta carta Gantt kompleks anda sendiri dalam Excel untuk mengejutkan bos anda dan semua rakan sekerja anda 🙂