Mengumpul dan menyahkumpulan data dalam Excel. Arahan langkah demi langkah dengan foto

Sekarang adalah zaman maklumat. Jumlah data yang perlu diproses oleh orang ramai setiap hari semakin meningkat. Ini terpakai kepada semua bidang kehidupan yang mungkin, termasuk kerja. Kini terdapat lebih banyak bidang aktiviti manusia di mana terdapat keperluan akut untuk keupayaan untuk memproses sejumlah besar maklumat dengan cepat.

Salah satu ciri Excel yang membolehkan anda melakukan ini ialah pengelompokan. Hakikatnya ialah penstrukturan maklumat membantu untuk berfungsi bukan dengan semua data yang tersedia, tetapi hanya dengan bahagian kecil. Jika anda membungkus jenis maklumat yang sama dalam satu blok, maka lebih mudah untuk komputer dan untuk orang itu sendiri. Hampir tiada kawasan di mana penstrukturan maklumat tidak akan diperlukan:

1. Pemprosesan data jualan. Gudang kerap menerima kumpulan besar pelbagai jenis barangan dengan kos, berat, pembekal, nama dan sebagainya yang berbeza. Penstrukturan data menjadikannya lebih mudah untuk menavigasi dalam semua susunan maklumat ini.
2. Kajian. Kualiti pendidikan dan pendidikan kendiri berkait rapat dengan seberapa baik maklumat itu disusun. Oleh itu, jika anda dengan betul mengumpulkan data jenis yang sama bersebelahan, lebih mudah untuk melaksanakan bukan sahaja tugas praktikal yang berkaitan dengan statistik, contohnya, tetapi juga tugas teori, mengatur kerja rumah, dan sebagainya.
3. Laporan Perakaunan. Akauntan kerap perlu berurusan dengan nombor, yang masing-masing mempunyai hubungan dengan nombor lain. Dan untuk menjadikannya lebih mudah untuk bekerja dengan sejumlah besar nilai uXNUMXbuXNUMXberkaitan antara satu sama lain dan maklumat daripada jenis yang berbeza, adalah sangat mudah untuk menggunakan pengumpulan data.

Juga, fungsi pengumpulan data membolehkan anda menyembunyikan maklumat yang sudah lapuk. Mari lihat cara ia berfungsi dan cara anda boleh menggunakannya.

Bagaimana untuk menetapkan parameter fungsi

Untuk bekerja dengan pengumpulan data, anda mesti mengkonfigurasinya terlebih dahulu. Untuk melakukan ini, pergi ke tab "Data" dan cari pilihan "Struktur" di sana. Seterusnya, panel pop timbul akan muncul di mana anda perlu mencari butang di sudut kanan bawah.

Selepas itu, tetingkap akan muncul di mana anda perlu memilih kotak semak yang sesuai dan tekan kekunci OK. Tetapan ini mengawal cara data akan dipaparkan.

penting: dalam amalan, ramai orang merasa agak menyusahkan untuk memaparkan jumlah di bawah data. Oleh itu, anda boleh meninggalkan kotak ini tanpa tanda. Ia juga disyorkan untuk menandakan kotak "Gaya Automatik".

Selepas melengkapkan langkah ini, anda boleh mula mengumpulkan maklumat dengan segera.

Cara mengumpulkan data mengikut baris

Sekarang mari kita fikirkan perkara yang perlu dilakukan untuk mengumpulkan baris, dalam amalan.

1. Buat baris baharu di atas atau di bawah baris yang ingin kami kumpulkan. Semuanya bergantung pada kaedah memaparkan keputusan yang dipilih pada peringkat sebelumnya.
2. Langkah seterusnya ialah mencipta tajuk jadual di sel kiri atas baris yang ditambah. Ini akan menjadi nama kumpulan di mana sel akan digabungkan yang biasa pada asas tertentu.
3. Pilih semua sel dalam kawasan di bawah baris yang baru dibuat atau di atasnya (bergantung pada perkara yang kami lakukan pada langkah pertama). Selepas itu, kami mencari butang "Struktur" pada tab data dan di sana kami menemui pilihan "Kumpulan". Adalah penting untuk tidak mengklik pada anak panah atau nama arahan dalam panel pop timbul, tetapi pada ikon.

Jika anda masih mengklik pada anak panah ke bawah, menu tambahan akan muncul di mana anda boleh memilih sama ada fungsi kumpulan atau mencipta struktur. Kami amat berminat untuk berkumpul pada peringkat ini.

Selepas itu, kami memilih ciri utama yang mana pengelompokan akan dijalankan. Ia boleh menjadi baris atau lajur. Jika anda tidak mengubah apa-apa, maka item pertama dipilih secara lalai. Selepas kami memastikan bahawa tetapan ditetapkan seperti yang kami perlukan, kami perlu mengesahkan tindakan kami dengan menekan butang OK. Memandangkan kami mengumpulkan mengikut baris, kami tidak perlu mengubah apa-apa, kami hanya perlu menyemak semula.

penting: jika, sebelum mula mengumpulkan objek, anda tidak memilih sel, tetapi keseluruhan lajur atau baris pada panel koordinat, maka kotak dialog ini tidak akan muncul. Program ini akan memikirkan apa yang perlu dilakukan sendiri.

Hakikat bahawa garisan telah dikumpulkan, kita boleh faham dengan tanda tolak pada panel koordinat. Ini memberitahu kami bahawa data telah didedahkan. Sekarang kita boleh menyembunyikannya dengan mengklik pada ikon ini atau dengan mengklik pada butang 1 sedikit lebih tinggi (ia menunjukkan tahap pengelompokan).

Kami melihat bahawa garisan tersembunyi, dan tanda tolak telah berubah kepada tambah. Untuk membuka baris yang dikehendaki, anda boleh mengklik padanya, dan kemudian program akan melakukannya sendiri. Jika anda perlu mengembangkan semua baris, maka anda perlu mengklik pada butang "2", yang terletak di atas panel koordinat dalam kes ini.

Cara mengumpulkan lajur

Untuk mengumpulkan lajur, algoritma tindakan adalah lebih kurang sama:

1. Bergantung pada pilihan yang telah kami pilih dalam tetapan, kami perlu memasukkan lajur baharu di sebelah kiri atau kanan kawasan yang akan dikumpulkan.
2. Kami menulis nama kumpulan dalam sel paling atas lajur yang muncul.
3. Kami memilih semua lajur yang perlu kami kumpulkan (tinggalkan lajur yang kami tambah pada peringkat pertama), dan kemudian klik pada butang "Kumpulan" dengan cara yang sama seperti algoritma yang diterangkan di atas.
4. Sekarang kita perlu mengklik pada item "Lajur" dalam tetingkap kecil dan klik pada butang "OK".
5. Semoga berjaya.

Catatan. Sama seperti semasa mengumpulkan baris, jika kami memilih keseluruhan lajur dalam bar koordinat mendatar, kami tidak mendapat kotak dialog kecil.

Cara membuat kumpulan berbilang peringkat

Excel ialah program berfungsi, tetapi kemungkinannya tidak berakhir dengan pengelompokan satu peringkat, seperti yang diterangkan dalam contoh di atas. Terdapat juga keupayaan untuk mengumpulkan sel mengikut beberapa peringkat. Ini dilakukan dengan cara berikut:

1. Sebagai permulaan, kumpulan utama dibuat mengikut cara yang diterangkan di atas. Subkumpulan kemudiannya akan ditambah kepadanya.
2. Selepas itu, kami pastikan kumpulan utama dibuka. Di dalamnya, kami juga melakukan tindakan yang diterangkan di atas. Langkah khusus bergantung pada sama ada orang itu bekerja dengan baris atau lajur.
3. Hasilnya, kumpulan beberapa peringkat boleh dibuat.

Arahan untuk menyahkumpulan data

Situasi mungkin timbul apabila kumpulan atau subkumpulan yang dibuat sebelum ini tidak lagi diperlukan. Terdapat fungsi berasingan untuk ini - "Nyahkumpulan". Untuk melaksanakannya, anda perlu mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih elemen yang menjadi sebahagian daripada kumpulan.
2. Buka tab "Data".
3. Kami dapati kumpulan "Struktur" di sana, buka dengan anak panah di bawah.
4. Di sana, klik pada butang "Nyahkumpulan". Ia adalah sangat penting untuk mengklik pada ikon, bukan inskripsi.

Seterusnya, kita memilih apa sebenarnya yang ingin kita pisahkan. Kami memilih item yang sesuai bergantung pada apa yang telah kami kumpulkan sebelum ini. Selepas melengkapkan tindakan, tekan butang OK.

Perhatian! Jika sebelum itu kumpulan berbilang peringkat telah dibuat atau beberapa kumpulan berbeza dicipta, maka mereka perlu diubahsuai secara berasingan.

Di sini kami juga menerima keputusan sedemikian.

Ini adalah algoritma umum untuk menyahkumpulan sel, tetapi seperti dalam mana-mana perniagaan, terdapat banyak nuansa. Mari kita lihat mereka dengan lebih terperinci.

Cara menyahkumpulan helaian

Ia mungkin perlu untuk menyahkumpulan helaian dari semasa ke semasa. Untuk melakukan ini, anda mesti melakukan urutan tindakan berikut:

1. Sebagai permulaan, kami mencari helaian yang telah dikumpulkan. Jika helaian telah dikumpulkan terlebih dahulu, ia akan dipaparkan dalam warna yang sama atau tajuk akan dicetak tebal.
2. Selepas itu, anda perlu klik kanan pada salah satu helaian daripada kumpulan, dan kemudian klik pada butang "Nyahkumpulan helaian" dalam menu konteks. Kini mereka akan dipisahkan, dan semua perubahan akan dibuat kepada mereka secara bebas daripada yang lain.

Cara lain untuk menyahhimpunkan helaian ialah dengan menggunakan kekunci Shift dan kemudian mengklik pada helaian aktif dalam kumpulan yang ingin anda nyahhimpunkan. Iaitu, anda perlu menentukan kumpulan yang perlu dipisahkan, kemudian klik pada salah satu tab, dan kemudian klik padanya sambil menahan kekunci Shift.

Selepas perubahan dibuat, anda kini boleh mengumpulkan beberapa helaian. Untuk melakukan ini, tekan kekunci Ctrl atau Cmd (yang pertama adalah untuk komputer yang menjalankan Windows, dan yang kedua adalah untuk teknologi Apple), dan sambil menahan butang, klik secara bergilir-gilir pada helaian yang anda ingin gabungkan menjadi satu kumpulan. Selepas itu, program akan melakukan segala-galanya untuk pengguna.

Cara menyahkumpulan data yang dikumpulkan secara manual

Sebelum menyahkumpulan sel, anda mesti terlebih dahulu memahami cara ia dikumpulkan: secara manual atau automatik. Pengumpulan manual dianggap sebagai kaedah yang diterangkan di atas. Penjanaan automatik kumpulan adalah apabila ia dicipta menggunakan fungsi tertentu. Contohnya, selepas menjana subjumlah. Hakikat bahawa peluang ini digunakan boleh difahami dari baris "Keputusan perantaraan".

Jika data dikumpulkan melalui fungsi nama yang sama Excel, maka untuk membubarkannya, anda perlu memastikan bahawa kumpulan itu digunakan. Jika tidak, maka anda perlu klik pada butang + pada bar sisi di sebelah kiri. Hakikat bahawa kumpulan itu digunakan, kita boleh menilai dengan butang - di tempat yang sama. Apabila kami mengembangkan kumpulan, kami mula melihat kedua-dua baris dan kumpulan tersembunyi. Selepas itu, menggunakan papan kekunci atau butang tetikus kiri, pilih semua sel dalam kumpulan, dan kemudian – mengikut algoritma yang diterangkan di atas.

Sebilangan kecil orang tahu bahawa terdapat cara lain untuk menyahkumpulan sel yang dikumpulkan secara manual - menggunakan kekunci pintas.

Untuk melakukan ini, anda mesti terlebih dahulu memilih lajur yang telah dikumpulkan, dan kemudian tekan kekunci anak panah Alt + Shift + Kiri. Jika kerja dijalankan pada komputer yang dikawal di bawah Mac OS, maka anda perlu menggunakan kombinasi kekunci Command + Shift + J.

Cara menyahkumpulan data yang dikumpulkan secara automatik

Jika, sebagai hasil pemeriksaan yang dilakukan dalam perenggan sebelumnya, ternyata data dikumpulkan secara automatik, maka semuanya agak rumit, kerana fungsi ungroup standard tidak akan berfungsi dalam kes ini. Tindakan bergantung pada apa yang sebenarnya dilakukan pengelompokan data. Jika ini ialah fungsi "Subtotal", maka urutan tindakan adalah seperti berikut:

1. Kami membuka tab yang sama dengan data pada panel utama (atau reben, kerana ia juga sering dipanggil).
2. Selepas kami mengklik pada butang "Subtotal" (iaitu apa yang perlu kami lakukan sebagai langkah kedua), kami akan mempunyai tetingkap. Butang itu sendiri terletak di bahagian yang sama - Struktur. Selepas itu, tetingkap akan muncul di mana kita perlu mengklik pada butang "Padam Semua". Ia boleh ditemui di sudut kiri bawah tetingkap atau di tempat lain (bergantung pada versi Office dan program hamparan tertentu).

Perhatian! Kaedah ini mengalih keluar bukan sahaja kumpulan, tetapi juga jumlah kecil. Oleh itu, jika anda perlu menyimpannya, adalah lebih baik untuk menyalin elemen kumpulan ke helaian lain dan menggunakannya sebagai elemen yang tidak dikumpulkan.

Pengesyoran yang kukuh untuk sebarang operasi dengan jadual untuk mengumpulkan atau menyahkumpulan data. Sebelum melakukan ini, anda perlu membuat salinan jadual asal. Dalam kes ini, anda boleh memulihkan paparan asal dokumen jika sesuatu tidak berjalan mengikut rancangan.

Oleh itu, Excel mempunyai fungsi yang sangat luas untuk menstruktur data. Sudah tentu, ia tidak akan dapat melakukan segala-galanya untuk seseorang, tetapi ia membolehkan anda mengatur kerja dengan lebih mudah dengan data berstruktur. Selebihnya perlu dilakukan oleh orang itu. Walau bagaimanapun, ini adalah alat yang sangat berfungsi yang akan sangat berguna bagi mereka yang perlu bekerja dengan sejumlah besar maklumat berangka dan teks.