Contents [show]
Kadangkala sukar untuk memadankan garis masa projek dengan cepat dan cekap. Perwakilan grafik tarikh akhir dan pencapaian projek akan membantu mengenal pasti sebarang kesesakan semasa perancangan.
Sudah tentu, ia patut mempertimbangkan penggunaan sistem pengurusan projek. Sistem sedemikian akan menunjukkan masa mula dan tamat tugas projek dengan latar belakang umum. Tetapi sistem sedemikian agak mahal! Penyelesaian lain ialah cuba menggunakan carta bar garis masa Excel semasa merancang untuk melihat semua konflik dalam projek. Kerjasama dengan pasukan dan dengan pakar pihak ketiga akan menjadi lebih mudah jika tindakan semua orang dapat dilihat pada helaian yang sama!
Malangnya, mencipta garis masa dalam Microsoft Excel bukanlah tugas yang mudah. Saya tidak akan mengesyorkan membina carta Gantt yang kompleks dalam Excel, tetapi garis masa yang mudah boleh dibuat dengan mengikuti arahan langkah demi langkah kami:
Langkah 1: Sediakan data
Sebagai permulaan, kita memerlukan jadual data, di lajur kiri yang mana (lajur А) mengandungi semua nama tugas, dan dua lajur di sebelah kanan dikhaskan untuk tarikh mula dan tempoh tugasan (lajur В и С).
Langkah 2: Buat carta
Serlahkan jadual data yang disediakan, kemudian pada tab Memasukkan (Sisipkan) dalam bahagian Rajah (Carta) klik Diperintah Ditindan (Bar Bertindan).
Langkah 3: Memplot Data pada Carta Dengan Betul
Langkah ini sentiasa yang paling sukar, kerana carta pada mulanya diplot dengan data yang betul di tempat yang salah, jika data itu pernah muncul pada carta!
Klik butang Pilih data (Pilih Data) tab Pembina (Reka bentuk). Semak apa yang ada di kawasan itu Item legenda (baris) (Entri Legenda (Siri)) dua elemen ditulis – tempoh (Tempoh) dan tarikh mula (Tarikh Mula). Perlu ada dua elemen ini sahaja.
Biar saya teka. Adakah semua maklumat telah berpindah atau berpindah ke tepi? Mari kita betulkan.
Untuk membetulkan data anda, klik Tambah (Tambah) atau Tukar (Sunting) di kawasan itu Item legenda (baris) (Entri Legenda (Siri)). Untuk menambah Tarikh Mula, tentukan sel B1 dalam bidang Nama baris (Nama Siri), dan dalam medan Nilai-nilai (Nilai Siri) – julat B2:B13. Dengan cara yang sama, anda boleh menambah atau menukar tempoh tugas (Tempoh) – dalam medan Nama baris (Nama Siri) tentukan sel C1, dan di lapangan Nilai-nilai (Nilai Siri) – julat C2:C13.
Untuk mengemas kategori, klik butang Tukar (Sunting) di kawasan itu Label paksi mendatar (kategori) (Mendatar (Kategori) Label Paksi). Julat data hendaklah dinyatakan di sini:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
Pada ketika ini, carta harus kelihatan seperti carta bertindan dengan tajuk tugasan pada paksi menegak dan tarikh pada paksi mendatar.
Langkah 4: Mengubah Keputusan menjadi Carta Gantt
Apa yang perlu dilakukan ialah menukar warna isian bahagian paling kiri semua bar graf yang terhasil kepada sama ada putih atau lutsinar.
★ Baca lebih lanjut tentang mencipta carta Gantt dalam artikel: → Cara membina carta Gantt dalam Excel – arahan langkah demi langkah
Langkah 5: Memperbaiki Rupa Carta
Langkah terakhir adalah untuk membuat gambar rajah lebih cantik supaya ia boleh dihantar kepada pengurus. Semak paksi mendatar: hanya bar tempoh projek harus kelihatan, iaitu kita perlu mengalih keluar ruang kosong yang muncul dalam langkah sebelumnya. Klik kanan pada paksi mendatar carta. Panel akan muncul Parameter paksi (Pilihan Paksi), di mana anda boleh menukar nilai minimum paksi. Sesuaikan warna bar carta Gantt, tetapkan sesuatu yang lebih menarik. Akhir sekali, jangan lupa tajuknya.
Garis masa dalam Excel (carta Gantt) boleh digunakan untuk pelbagai tujuan. Pihak pengurusan pasti akan menghargai bahawa anda boleh membuat jadual sedemikian tanpa perbelanjaan tambahan untuk membeli perisian pengurusan projek yang mahal!