Pernahkah anda mencipta carta alir untuk dokumen atau proses perniagaan? Sesetengah syarikat membeli perisian khusus mahal yang boleh mencipta carta alir dengan beberapa klik tetikus. Syarikat lain memilih jalan yang berbeza: mereka menggunakan alat yang telah mereka miliki dan di mana pekerja mereka tahu cara bekerja. Saya fikir anda meneka bahawa kita bercakap tentang Microsoft Excel.
Buat rancangan
Tujuan carta alir adalah untuk menunjukkan struktur logik peristiwa yang mesti berlaku, keputusan yang mesti dibuat, dan akibat daripada keputusan tersebut. Oleh itu, sudah pasti lebih mudah untuk membina carta alir jika anda mula-mula mengambil beberapa minit untuk menyusun fikiran anda. Carta alir yang terdiri daripada langkah-langkah yang tidak difikirkan dengan baik tidak akan berguna.
Jadi luangkan masa beberapa minit untuk mengambil nota. Tidak kira dalam format apa, perkara utama ialah menulis setiap langkah proses dan membetulkan setiap keputusan dengan kemungkinan akibat.
Sesuaikan item
Untuk setiap langkah garis besar, tambahkan elemen carta alir pada Excel.
- Pada tab Lanjutan Memasukkan (Sisipkan) klik angka (Bentuk).
- Senarai angka yang dibuka dibahagikan kepada kumpulan utama. Tatal ke bawah ke kumpulan Gambarajah blok (Carta alir).
- Pilih elemen.
- Untuk menambah teks pada elemen, klik kanan padanya dan pilih Tukar teks (Edit teks).
- Pada tab Lanjutan Rangka Kerja (Format) Reben Menu Pilih gaya dan skema warna untuk item tersebut.
Apabila selesai dengan satu elemen, tambah elemen seterusnya untuk item seterusnya bagi struktur yang dimaksudkan, kemudian seterusnya, dan seterusnya sehingga keseluruhan struktur muncul pada skrin.
Beri perhatian kepada bentuk setiap elemen carta alir. Borang memberitahu pembaca fungsi mana yang dilaksanakan pada setiap langkah struktur. Adalah disyorkan bahawa semua borang digunakan mengikut tujuan yang diterima umum, kerana penggunaan borang yang tidak standard boleh mengelirukan pembaca.
Berikut adalah beberapa item yang paling biasa:
- Mula atau tamat carta alir:
- Aliran kerja, prosedur yang perlu diikuti:
- Proses yang dipratentukan, seperti subrutin boleh guna semula:
- Jadual pangkalan data atau sumber data lain:
- Membuat keputusan, seperti menilai sama ada proses sebelumnya telah dilakukan dengan betul. Talian sambungan yang terpancar dari setiap sudut rombus sepadan dengan penyelesaian yang berbeza yang mungkin:
Susun elemen
Selepas semua elemen dimasukkan pada helaian:
- Untuk menyusun elemen dalam lajur genap, pilih beberapa elemen dengan mengklik padanya dengan kekunci tetikus ditekan Beralih, kemudian pada tab Rangka Kerja (Format) klik Align Centre (Sejajarkan Tengah).
- Untuk memperhalusi jarak antara berbilang elemen, pilih elemen tersebut dan pada tab Rangka Kerja (Format) klik Edarkan secara menegak (Agihkan Secara Menegak).
- Pastikan saiz elemen adalah sama. Jadikan semua elemen sama tinggi dan lebar untuk menjadikan carta alir anda kelihatan bagus dan profesional. Lebar dan ketinggian elemen boleh ditetapkan dengan memasukkan nilai yang dikehendaki dalam medan yang sesuai pada tab Rangka Kerja (Format) Reben menu.
Sediakan talian pautan
Pada tab Lanjutan Memasukkan (Sisipkan) klik angka (Bentuk) dan pilih anak panah lurus atau langkan dengan anak panah.
- Gunakan anak panah lurus untuk menyambungkan dua elemen yang berada dalam urutan langsung.
- Gunakan langkan anak panah apabila penyambung perlu melengkung, contohnya, jika anda ingin kembali ke langkah sebelumnya selepas elemen keputusan.
Tindakan selanjutnya
Excel menawarkan banyak elemen tambahan untuk mencipta carta alir dan pelbagai pilihan pemformatan tersuai yang tidak berkesudahan. Jangan ragu untuk mencuba dan mencuba semua pilihan yang ada!