Bekerja dengan jadual dalam Excel

Excel dianggap oleh ramai orang sebagai program hamparan. Oleh itu, persoalan tentang cara membuat dan bekerja dengan jadual mungkin kelihatan pelik pada pandangan pertama. Tetapi beberapa orang tahu apakah perbezaan utama antara Excel dan hamparan. Selain itu, komponen pakej Microsoft Office ini tidak selalu berinteraksi dengan hamparan. Selain itu, tugas utama Excel ialah pemprosesan maklumat yang boleh dipersembahkan dalam bentuk yang berbeza. Juga dalam bentuk jadual.

Atau situasi mungkin timbul apabila perlu memilih julat berasingan untuk jadual dan memformatkannya dengan sewajarnya. Secara umum, terdapat sejumlah besar kemungkinan untuk menggunakan jadual, jadi mari kita lihat dengan lebih terperinci.

Konsep meja pintar

Masih terdapat perbezaan antara helaian Excel dan hamparan pintar. Yang pertama hanyalah kawasan yang mengandungi bilangan sel tertentu. Sebahagian daripada mereka mungkin diisi dengan maklumat tertentu, manakala yang lain kosong. Tetapi tidak ada perbezaan asas antara mereka dari sudut pandangan teknikal.

Tetapi hamparan Excel adalah konsep yang berbeza secara asasnya. Ia tidak terhad kepada julat data, ia mempunyai sifat sendiri, nama, struktur tertentu dan sejumlah besar kelebihan.

Oleh itu, anda boleh memilih nama berasingan untuk jadual Excel - "Jadual Pintar" atau Jadual Pintar.

Buat jadual pintar

Katakan kami telah mencipta julat data dengan maklumat jualan.

Ia belum lagi menjadi meja. Untuk menukar julat ke dalamnya, anda perlu memilihnya dan mencari tab "Sisipkan" dan di sana cari butang "Jadual" dalam blok dengan nama yang sama.

Tetingkap kecil akan muncul. Di dalamnya, anda boleh melaraskan set sel yang anda mahu jadikan jadual. Selain itu, anda mesti menyatakan bahawa baris pertama mengandungi tajuk lajur. Anda juga boleh menggunakan pintasan papan kekunci Ctrl + T untuk memaparkan kotak dialog yang sama.

Pada dasarnya, tiada apa yang perlu diubah dalam kebanyakan kes. Selepas tindakan disahkan dengan menekan butang "OK", julat yang dipilih sebelum ini akan segera menjadi jadual.

Sebelum menetapkan sifatnya secara langsung, anda perlu memahami bagaimana program itu sendiri melihat jadual. Selepas itu, banyak perkara akan menjadi jelas.

Memahami Struktur Jadual Excel

Semua jadual mempunyai nama tertentu yang dipaparkan pada tab Reka Bentuk khas. Ia ditunjukkan sejurus selepas pemilihan mana-mana sel. Secara lalai, nama itu mengambil bentuk "Jadual 1" atau "Jadual 2", dan masing-masing.

Jika anda perlu mempunyai beberapa jadual dalam satu dokumen, adalah disyorkan untuk memberi mereka nama sedemikian supaya kemudian anda boleh memahami maklumat apa yang terkandung di mana. Pada masa hadapan, ia akan menjadi lebih mudah untuk berinteraksi dengan mereka, untuk anda dan untuk orang yang melihat dokumen anda.

Selain itu, jadual yang dinamakan boleh digunakan dalam Power Query atau beberapa tambahan lain.

Mari kita panggil jadual kami "Laporan". Nama itu boleh dilihat dalam tetingkap yang dipanggil pengurus nama. Untuk membukanya, anda perlu melalui laluan berikut: Formula – Nama Ditetapkan – Pengurus Nama.

Anda juga boleh memasukkan formula secara manual, di mana anda juga boleh melihat nama jadual.

Tetapi perkara yang paling lucu ialah Excel dapat melihat jadual secara serentak dalam beberapa bahagian: secara keseluruhannya, serta dalam lajur individu, tajuk, jumlah. Kemudian pautan akan kelihatan seperti ini.

Secara umum, pembinaan sedemikian diberikan hanya untuk tujuan orientasi yang lebih tepat. Tetapi tidak perlu menghafalnya. Ia dipaparkan secara automatik dalam petua alat yang muncul selepas memilih Jadual dan cara kurungan segi empat sama akan dibuka. Untuk memasukkannya, anda mesti mendayakan susun atur bahasa Inggeris dahulu.

Pilihan yang dikehendaki boleh didapati menggunakan kekunci Tab. Jangan lupa tutup semua kurungan yang ada dalam formula. Petak tidak terkecuali di sini. 

Jika anda ingin menjumlahkan kandungan keseluruhan lajur dengan jualan, anda mesti menulis formula berikut:

=SUM(D2:D8)

Selepas itu, ia secara automatik akan bertukar menjadi =SUM(Laporan[Jualan]). Dalam kata mudah, pautan akan membawa kepada lajur tertentu. Mudah, setuju?

Oleh itu, sebarang carta, formula, julat, di mana jadual pintar akan digunakan untuk mengambil data daripadanya, akan menggunakan maklumat terkini secara automatik.

Sekarang mari kita bincangkan dengan lebih terperinci tentang jadual yang boleh mempunyai sifat.

Jadual Excel: Properties

Setiap jadual yang dibuat boleh mempunyai berbilang tajuk lajur. Baris pertama julat kemudiannya berfungsi sebagai sumber data.

Di samping itu, jika saiz jadual terlalu besar, apabila menatal ke bawah, bukannya huruf yang menunjukkan lajur yang sepadan, nama lajur dipaparkan. Ini akan mengikut keinginan pengguna, kerana ia tidak perlu untuk membetulkan kawasan secara manual.

Ia juga termasuk autofilter. Tetapi jika anda tidak memerlukannya, anda sentiasa boleh mematikannya dalam tetapan.

Juga, semua nilai yang ditulis tepat di bawah sel terakhir lajur jadual dilampirkan padanya sendiri. Oleh itu, ia boleh didapati secara langsung dalam mana-mana objek yang menggunakan data dari lajur pertama jadual dalam kerjanya.

Pada masa yang sama, sel baharu diformatkan untuk reka bentuk jadual, dan semua formula khusus untuk lajur ini ditulis secara automatik ke dalamnya. Dalam kata mudah, untuk meningkatkan saiz jadual dan mengembangkannya, hanya masukkan data yang betul. Segala-galanya akan ditambah oleh program. Perkara yang sama berlaku untuk lajur baharu.

Jika formula dimasukkan ke dalam sekurang-kurangnya satu sel, maka ia secara automatik merebak ke seluruh lajur. Iaitu, anda tidak perlu mengisi sel secara manual, semuanya akan berlaku secara automatik, seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin animasi ini.

Semua ciri ini bagus. Tetapi anda boleh menyesuaikan jadual sendiri dan mengembangkan fungsinya.

Persediaan meja

Mula-mula anda perlu membuka tab "Designer", di mana parameter jadual terletak. Anda boleh menyesuaikannya dengan menambah atau mengosongkan kotak pilihan tertentu yang terdapat dalam kumpulan "Pilihan Gaya Jadual".

Pilihan berikut disediakan:

1. Tambah atau alih keluar baris pengepala.
2. Tambah atau alih keluar baris dengan jumlah.
3. Buat garisan berselang-seli.
4. Serlahkan lajur ekstrem dalam huruf tebal.
5. Mendayakan atau melumpuhkan pengisian baris berjalur.
6. Lumpuhkan autofilter.

Anda juga boleh menetapkan format yang berbeza. Ini boleh dilakukan menggunakan pilihan yang terdapat dalam kumpulan Gaya Jadual. Pada mulanya, formatnya berbeza daripada yang di atas, tetapi dalam hal ini anda sentiasa boleh menyesuaikan rupa yang anda mahukan.

Anda juga boleh mencari kumpulan "Alat", di mana anda boleh membuat jadual pangsi, memadamkan salinan dan menukar jadual kepada julat standard.

Tetapi ciri yang paling menghiburkan ialah penciptaan kepingan.

Potongan ialah sejenis penapis yang dipaparkan dalam elemen grafik yang berasingan. Untuk memasukkannya, anda perlu mengklik pada butang "Sisipkan Slicer" dengan nama yang sama, dan kemudian pilih lajur yang anda mahu tinggalkan.

Itu sahaja, kini panel muncul, yang menyenaraikan semua nilai unik yang terkandung dalam sel lajur ini.

Untuk menapis jadual, anda mesti memilih kategori yang paling menarik pada masa ini.

Berbilang kategori boleh dipilih menggunakan alat penghiris. Untuk melakukan ini, anda mesti menekan kekunci Ctrl atau klik pada butang di sudut kanan atas di sebelah kiri untuk mengeluarkan penapis sebelum memulakan pemilihan.

Untuk menetapkan parameter terus pada reben, anda boleh menggunakan tab dengan nama yang sama. Dengan bantuannya, adalah mungkin untuk mengedit pelbagai sifat hirisan: penampilan, saiz butang, kuantiti, dan sebagainya.

Had Utama Jadual Pintar

Walaupun fakta bahawa hamparan Excel mempunyai banyak kelebihan, pengguna masih perlu menghadapi beberapa kelemahan:

1. Pandangan tidak berfungsi. Dalam kata mudah, tidak ada cara untuk mengingati parameter helaian tertentu.
2. Anda tidak boleh berkongsi buku dengan orang lain.
3. Tidak boleh memasukkan subjumlah.
4. Anda tidak boleh menggunakan formula tatasusunan.
5. Tidak ada cara untuk menggabungkan sel. Tetapi tidak digalakkan berbuat demikian.

Walau bagaimanapun, terdapat lebih banyak kelebihan daripada keburukan, jadi keburukan ini tidak akan menjadi sangat ketara.

Contoh Jadual Pintar

Kini tiba masanya untuk bercakap tentang situasi di mana hamparan Excel pintar diperlukan dan tindakan yang boleh diambil yang tidak boleh dilakukan dengan julat standard.

Katakan kita mempunyai jadual yang menunjukkan resit tunai daripada pembelian baju-T. Lajur pertama mengandungi nama ahli kumpulan, dan dalam yang lain – berapa banyak baju-T yang dijual, dan saiznya. Mari kita gunakan jadual ini sebagai contoh untuk melihat tindakan yang mungkin boleh diambil, yang mustahil dalam kes julat biasa.

Merumuskan dengan fungsi Excel

Dalam tangkapan skrin di atas, anda boleh melihat jadual kami. Mari kita ringkaskan semua saiz baju-T secara individu. Jika anda menggunakan julat data untuk mencapai matlamat ini, anda perlu memasukkan semua formula secara manual. Jika anda membuat jadual, maka beban yang membebankan ini tidak akan wujud lagi. Cukup dengan memasukkan satu item, dan selepas itu baris dengan jumlah akan dijana dengan sendirinya.

Seterusnya, klik kanan pada mana-mana tempat. Menu pop timbul muncul dengan item "Jadual". Ia mempunyai pilihan "jumlah baris", yang anda perlu dayakan. Ia juga boleh ditambah melalui pembina.

Selanjutnya, baris dengan jumlah muncul di bahagian bawah jadual. Jika anda membuka menu lungsur, anda boleh melihat tetapan berikut di sana:

1. Purata.
2. Jumlah.
3. Maksimum.
4. sisihan mengimbangi.

Dan banyak lagi. Untuk mengakses fungsi yang tidak termasuk dalam senarai di atas, anda perlu mengklik pada item "Fungsi lain". Di sini adalah mudah bahawa julat ditentukan secara automatik. Kami telah memilih fungsi tersebut SUM, kerana dalam kes kita, kita perlu tahu berapa banyak baju-T yang dijual secara keseluruhan.

Penyisipan formula automatik

Excel adalah program yang sangat pintar. Pengguna mungkin tidak tahu bahawa dia cuba meramalkan tindakan seterusnya. Kami telah menambah lajur pada penghujung jadual untuk menganalisis hasil jualan bagi setiap pembeli. Selepas memasukkan formula ke dalam baris pertama, ia segera disalin ke semua sel lain, dan kemudian keseluruhan lajur diisi dengan nilai yang kita perlukan. Selesa?

fungsi isihan

Ramai orang menggunakan menu konteks untuk menggunakan fungsi ini atau itu. Terdapat hampir semua tindakan yang dalam kebanyakan kes perlu dilakukan. Jika anda menggunakan jadual pintar, fungsinya akan berkembang dengan lebih banyak lagi.

Sebagai contoh, kita perlu menyemak siapa yang telah memindahkan prapembayaran. Untuk melakukan ini, anda perlu mengisih data mengikut lajur pertama. Mari kita format teks sedemikian rupa sehingga mungkin untuk memahami siapa yang telah membuat pembayaran, siapa yang belum, dan siapa yang tidak memberikan dokumen yang diperlukan untuk ini. Yang pertama akan ditandakan dengan warna hijau, yang kedua dengan warna merah, dan yang ketiga dengan warna biru. Dan anggaplah kita berhadapan dengan tugas mengumpulkan mereka bersama-sama. 

Selain itu, Excel boleh melakukan segala-galanya untuk anda. 

Mula-mula anda perlu mengklik pada menu lungsur yang terletak berhampiran tajuk lajur "Nama" dan klik pada item "Isih mengikut warna" dan pilih warna fon merah.

Segala-galanya, kini maklumat tentang siapa yang membuat pembayaran dibentangkan dengan jelas. 

Penapisan

Ia juga mungkin untuk menyesuaikan paparan dan menyembunyikan maklumat jadual tertentu. Contohnya, jika anda ingin memaparkan hanya orang yang belum membayar, anda boleh menapis data mengikut warna ini. Penapisan mengikut parameter lain juga boleh dilakukan.

kesimpulan

Oleh itu, hamparan pintar dalam Excel akan berfungsi sebagai pembantu yang hebat untuk menyelesaikan sebarang masalah yang perlu anda hadapi.