Bagaimana untuk menetapkan dan membetulkan kawasan cetakan dalam Excel

Selalunya, selepas selesai bekerja dengan jadual dalam Excel, anda perlu mencetak hasil siap. Apabila anda memerlukan keseluruhan dokumen, mudah untuk menghantar semua data ke pencetak. Walau bagaimanapun, kadangkala terdapat situasi apabila perlu memilih bahagian tertentu sahaja untuk mencetak daripada keseluruhan fail. Dalam kes ini, anda perlu menggunakan ciri terbina dalam program, tetapkan tetapan sementara atau tetap untuk mencetak dokumen.

Cara-cara Menyesuaikan Kawasan Cetakan dalam Excel

Terdapat dua cara untuk mencipta dan menyesuaikan kawasan boleh cetak hamparan Excel:

1. Tetapan atur cara tunggal sebelum menghantar dokumen untuk dicetak. Dalam kes ini, parameter yang dimasukkan akan kembali kepada parameter awal sejurus selepas fail dicetak. Anda perlu mengulangi prosedur sebelum cetakan seterusnya.
2. Memperbaiki kawasan boleh cetak yang berterusan, jadi anda tidak perlu menyesuaikan semula pada masa hadapan. Walau bagaimanapun, jika anda ingin mencetak jadual yang berbeza dengan kawasan yang berbeza, anda perlu mengkonfigurasi semula program.

Setiap kaedah akan dibincangkan dengan lebih terperinci di bawah.

Pelarasan tetap kawasan cetakan

Kaedah ini akan relevan jika jadual yang anda bekerjasama sentiasa perlu menukar zon untuk pencetakan.

Beri perhatian! Kita tidak boleh lupa bahawa jika pada masa hadapan anda perlu mencetak semula dokumen awal, semua tetapan perlu dimasukkan semula.

Prosedur:

1. Pilih semua sel yang maklumatnya ingin anda cetak. Ini boleh dilakukan dengan kekunci papan kekunci (butang navigasi) atau dengan menahan LMB dan secara beransur-ansur menggerakkan tetikus ke lokasi yang dikehendaki.

2. Apabila julat sel yang diperlukan ditanda, anda perlu pergi ke tab "Fail".
3. Dalam menu yang terbuka, pilih fungsi "Cetak".
4. Seterusnya, anda perlu menetapkan pilihan cetakan untuk julat sel yang dipilih. Terdapat tiga pilihan: mencetak keseluruhan buku kerja, mencetak helaian aktif sahaja atau mencetak pilihan. Anda mesti memilih pilihan terakhir.
5. Selepas itu, kawasan pratonton versi bercetak dokumen akan dipaparkan.

Jika maklumat yang dipaparkan sepadan dengan maklumat yang perlu dicetak, ia kekal untuk mengklik butang "Cetak" dan menunggu cetakan selesai melalui pencetak. Apabila pencetakan selesai, tetapan akan kembali ke tetapan lalai.

Membetulkan parameter seragam untuk semua dokumen

Apabila anda perlu mencetak kawasan yang sama pada jadual (banyak salinan pada selang masa yang berbeza atau menukar maklumat dalam sel terpilih), adalah lebih baik untuk menetapkan tetapan cetakan tetap supaya tidak menukar tetapan berulang kali. Prosedur:

1. Pilih julat sel yang diperlukan daripada jadual umum (menggunakan mana-mana kaedah yang mudah).
2. Pergi ke tab "Susun Letak Halaman" pada bar alat utama.
3. Klik pada pilihan "Kawasan Cetak".
4. Terdapat dua pilihan untuk tindakan selanjutnya - "Tanya" dan "Alih Keluar". Anda mesti memilih yang pertama.

5. Program ini akan membetulkan kawasan yang dipilih secara automatik. Ia akan dipaparkan setiap kali pengguna menavigasi ke bahagian cetakan.

Untuk menyemak ketepatan data, anda boleh melakukan pratonton melalui tetapan cetakan. Anda boleh menyimpan parameter yang ditetapkan dengan mengklik pada ikon cakera liut di sudut kiri atas atau melalui menu "Fail".

Menetapkan berbilang kawasan cetakan

Kadangkala anda perlu mencetak berbilang keratan daripada hamparan yang sama dalam Excel. Untuk melakukan ini, anda perlu mengubah sedikit susunan tindakan dengan menambah satu langkah perantaraan:

1. Pilih kawasan pertama untuk mencetak dengan butang tetikus atau kekunci navigasi pada papan kekunci. Dalam kes ini, adalah penting untuk menahan butang "CTRL".
2. Tanpa melepaskan butang "CTRL", pilih kawasan yang tinggal yang anda ingin cetak.
3. Pergi ke tab "Susun Letak Halaman".
4. Daripada kumpulan Persediaan Halaman, pilih alat Kawasan Cetak.
5. Ia kekal untuk menambah julat yang ditandakan sebelum ini, seperti yang diterangkan di atas.

Penting! Sebelum anda mula mencetak beberapa kawasan jadual, anda perlu mempertimbangkan bahawa setiap daripadanya akan dicetak pada helaian berasingan. Ini disebabkan oleh fakta bahawa untuk pencetakan bersama pada satu helaian, julat mestilah bersebelahan.

Menambahkan Sel pada Kawasan Set

Satu lagi keadaan yang mungkin adalah untuk menambah sel bersebelahan ke kawasan yang telah dipilih. Untuk melakukan ini, tidak perlu menetapkan semula tetapan dan menukarnya kepada yang baharu.. Anda boleh menambah sel baharu sambil mengekalkan julat yang telah ditetapkan. Prosedur:

1. Pilih sel bersebelahan untuk ditambahkan pada julat sedia ada.
2. Pergi ke tab "Susun Letak Halaman".
3. Daripada bahagian "Pilihan Halaman", pilih fungsi "Kawasan Cetak".

Sebagai tambahan kepada pilihan standard, pengguna akan ditawarkan tindakan baharu "Tambah ke kawasan boleh cetak". Ia kekal untuk menyemak hasil siap melalui tetingkap pratonton.

Reset

Apabila semua dokumen dengan julat yang diperlukan telah dicetak atau anda perlu menukar tetapan, anda perlu menetapkan semula tetapan. Untuk melakukan ini, hanya pergi ke tab "Layout Halaman", pilih alat "Kawasan Cetak", klik butang "Alih Keluar". Selepas itu, anda boleh menetapkan julat baharu mengikut arahan yang diterangkan di atas.

Kesimpulan

Dengan mempelajari prosedur yang diterangkan di atas, anda boleh mencetak dokumen atau bahagian yang diperlukan daripada Excel dengan masa yang lebih singkat. Jika jadual adalah statik, sebilangan besar sel baharu tidak ditambahkan padanya, adalah disyorkan untuk segera menetapkan julat yang diperlukan untuk mencetak supaya anda boleh menukar maklumat dalam sel yang dipilih tanpa mengkonfigurasi semula pada masa hadapan. Jika dokumen sentiasa berubah, tetapan perlu diulang untuk setiap cetakan baharu.