Contents [show]
Pada waktu pagi anda perlu menulis senarai tugas, memberi keutamaan ... Dan itu sahaja, kami dijamin hari yang berjaya? Malangnya tidak. Lagipun, kita tidak selalu memahami cara membezakan yang utama dari yang menengah, yang penting dari yang mendesak. Kami juga mengalami kesukaran untuk menumpukan perhatian. Jurulatih perniagaan memberitahu cara membetulkannya.
“Malangnya, situasi di mana saya berjaya meletakkan keutamaan saya di hadapan adalah perkara biasa dan bukannya pengecualian. Saya cuba merancang tugas saya untuk hari itu, menonjolkan perkara utama, tetapi pada penghujung hari saya berasa letih sepenuhnya kerana saya terganggu oleh panggilan, perolehan kecil dan mesyuarat. Tugas-tugas yang paling penting terus ditangguhkan, dan rancangan-rancangan hebat untuk tahun itu tetap ditulis di atas kertas. Apa yang boleh anda lakukan untuk membantu diri anda?» tanya Olga, 27 tahun.
Saya sering menemui permintaan yang sama dalam latihan tentang keberkesanan pengurusan. Klien percaya bahawa sebab utama masalah mereka adalah kekurangan keutamaan. Tetapi sebenarnya mereka, hanya seseorang yang tidak terlalu tertumpu kepada mereka.
Dan langkah pertama dalam menyelesaikan isu ini ialah memilih alat yang betul untuk mengatasi tumpuan anda. Ia sepatutnya sesuai dengan ciri peribadi anda: anda mesti mengambil kira keadaan kerja dan tempat kediaman anda.
Untuk bermula, anda boleh menggunakan beberapa kaedah popular yang telah lama diiktiraf sebagai berkesan. Saya cuba mengesyorkannya kepada pelanggan yang kami baru mula bekerja.
Pendekatan Pertama: Fahami Kriteria Penilaian
Pertama, jawab soalan: Apakah kriteria yang anda gunakan apabila anda memberi keutamaan? Jawapan yang paling biasa ialah kriteria «kedekatan». Dengan itu, semua kes berbaris berturut-turut bergantung pada tarikh akhir. Dan hanya selepas itu kami membina tugasan baharu ke dalam «pembina maya» yang terhasil, beralih jauh ke belakang yang boleh diselesaikan kemudian.
Apakah kelemahan pendekatan ini? Senarai keutamaan hari ini harus termasuk bukan sahaja apa yang akan kehilangan kaitan esok, iaitu, segera, tetapi juga apa yang secara abstrak kita panggil «penting». Inilah yang menggerakkan kita ke arah pencapaian matlamat, atau yang menghilangkan halangan yang serius dalam perjalanan ke arah itu.
Dan di sini ramai yang membuat kesilapan untuk menggantikan kriteria. Secara laconically, ini boleh dinyatakan seperti berikut: "Ini sangat mendesak, kerana ia sangat penting!" “Ini sangat penting kerana tarikh akhir adalah esok!” Tetapi jika senarai keutamaan anda untuk hari itu tidak mengandungi tugas yang membawa kepada pencapaian matlamat yang penting kepada anda, anda perlu menganalisis senarai tugasan anda dengan teliti.
Anda perlu memutuskan kriteria yang anda gunakan untuk menentukan «kepentingan» dan «kepentingan» tugas dan sama ada anda mencampurkan kedua-dua konsep ini.
Pendekatan Kedua: Kenalpasti Tiga Kategori Keutamaan
Seperti yang anda tahu, perancangan horizon adalah berbeza. Jika kita mempertimbangkan ufuk perancangan satu hari, maka adalah lebih baik untuk meneruskan seperti berikut:
- Tetapkan satu keutamaan untuk hari itu. Inilah tugas di mana anda akan menghabiskan maksimum masa dan tenaga anda hari ini;
- Kenal pasti tiga atau empat perkara yang anda akan menghabiskan paling sedikit masa dan usaha pada hari ini. Adalah lebih baik jika anda menulis berapa banyak masa (lima minit, sepuluh minit) yang anda bercadang untuk menghabiskan kes tertentu. Ini akan menjadi senarai "keutamaan terakhir" anda.
- Ke dalam kategori ketiga akan termasuk apa yang boleh dipanggil «kes prinsip sisa.» Mereka akan disiapkan jika ada masa terluang untuk mereka. Tetapi jika mereka masih tidak direalisasikan, ia tidak akan menjejaskan apa-apa.
Di sini kita berhadapan dengan soalan: "Bagaimana untuk tidak menghabiskan tenaga maksimum pada "keutamaan terakhir", tanpa sedar mengetepikan yang "utama"? Pendekatan ketiga akan membantu menjawabnya.
Pendekatan Ketiga: Gunakan Mod Masa Perlahan
Kami menghabiskan sebahagian besar masa bekerja kami dalam mod "masa cepat". Kita perlu mengambil bahagian dalam proses rutin dan memproses sejumlah besar maklumat.
"Masa perlahan" ialah cara paling berkesan untuk menghentikan rutin "berlari dalam roda". Ini adalah pandangan sedar ke dalam diri anda dan titik permulaan untuk mencari jawapan kepada soalan: "Apa yang saya lakukan? Untuk apa? Apa yang saya tidak lakukan dan mengapa?
Agar kaedah ini berfungsi dengan baik, ikuti tiga garis panduan ini:
- Masukkan ke dalam rutin harian anda ritual tertentu. Ini sepatutnya menjadi aktiviti berulang sepanjang hari yang akan meletakkan anda dalam mod "masa perlahan". Ia boleh menjadi rehat teh, dan mencangkung biasa. Ritual harus mengambil masa tidak lebih daripada 5 minit dan membolehkan anda bersendirian. Dan, sudah tentu, membawa anda kegembiraan dan keseronokan - maka anda tidak akan menangguhkannya sehingga esok.
- Perlu diingat bahawa «masa lambat» bukan hanya masa untuk dinikmati, tetapi juga peluang untuk meningkatkan kepuasan anda dengan mod «masa cepat». Dan tanya diri anda tiga soalan: "Apakah keputusan yang perlu saya capai hari ini?", "Apakah langkah kecil seterusnya ke arah keputusan ini yang perlu saya lakukan?", "Apa yang mengganggu saya daripadanya dan bagaimana untuk tidak terganggu?" Soalan-soalan ini akan membantu anda mengingati matlamat utama anda. Dan merancang langkah-langkah kecil seterusnya akan menjadi pencegahan penangguhan yang sangat baik.
- Gunakan mod masa perlahan dua hingga empat kali sehari. Lebih kerap dan lebih kuat anda dipengaruhi oleh faktor dunia luar, lebih kerap anda harus beralih ke mod ini. Tiga soalan dan beberapa minit setiap sesi sudah memadai. Kriteria utama ialah ia harus memberi anda keseronokan. Tetapi ingat: untuk menggunakan teknik kurang daripada sekali sehari bukanlah untuk mengamalkannya sama sekali.