Contents [show]
Apabila menyebut pangkalan data (DB), perkara pertama yang terlintas di fikiran, sudah tentu, adalah semua jenis kata kunci seperti SQL, Oracle, 1C, atau sekurang-kurangnya Access. Sudah tentu, ini adalah program yang sangat berkuasa (dan mahal untuk sebahagian besar) yang boleh mengautomasikan kerja syarikat besar dan kompleks dengan banyak data. Masalahnya ialah kadangkala kuasa sedemikian tidak diperlukan. Perniagaan anda mungkin kecil dan dengan proses perniagaan yang agak mudah, tetapi anda juga mahu mengautomasikannya. Dan ia adalah untuk syarikat-syarikat kecil bahawa ini sering menjadi masalah untuk bertahan hidup.
Sebagai permulaan, mari kita rumuskan TOR. Dalam kebanyakan kes, pangkalan data untuk perakaunan, sebagai contoh, jualan klasik seharusnya dapat:
- menyimpan dalam jadual maklumat tentang barangan (harga), urus niaga selesai dan pelanggan dan menghubungkan jadual ini antara satu sama lain
- mempunyai selesa borang input data (dengan senarai juntai bawah, dsb.)
- mengisi beberapa data secara automatik borang bercetak (bayaran, bil, dll.)
- mengeluarkan yang perlu laporan untuk mengawal keseluruhan proses perniagaan dari sudut pandangan pengurus
Microsoft Excel boleh mengendalikan semua ini dengan sedikit usaha. Mari cuba laksanakan ini.
Langkah 1. Data awal dalam bentuk jadual
Kami akan menyimpan maklumat tentang produk, jualan dan pelanggan dalam tiga jadual (pada helaian yang sama atau pada yang berbeza – tidak mengapa). Pada asasnya penting untuk mengubahnya menjadi "jadual pintar" dengan saiz automatik, supaya tidak memikirkannya pada masa hadapan. Ini dilakukan dengan arahan Format sebagai jadual tab Laman Utama (Laman Utama — Format sebagai Jadual). Pada tab yang kemudian muncul Pembina (Reka Bentuk) berikan jadual nama deskriptif dalam medan Nama jadual untuk kegunaan kemudian:
Secara keseluruhan, kita harus mendapat tiga "jadual pintar":
Sila ambil perhatian bahawa jadual mungkin mengandungi data penjelasan tambahan. Jadi, sebagai contoh, kami Hargamengandungi maklumat tambahan tentang kategori (kumpulan produk, pembungkusan, berat, dll.) bagi setiap produk dan jadual Pelanggan — bandar dan wilayah (alamat, TIN, butiran bank, dsb.) setiap satu daripadanya.
Jadual Jualan akan digunakan oleh kami kemudian untuk memasukkan transaksi yang lengkap ke dalamnya.
Langkah 2. Buat borang kemasukan data
Sudah tentu, anda boleh memasukkan data jualan terus ke dalam jadual hijau Jualan, tetapi ini tidak selalunya mudah dan memerlukan kemunculan kesilapan dan kesilapan taip disebabkan oleh "faktor manusia". Oleh itu, adalah lebih baik untuk membuat borang khas untuk memasukkan data pada helaian berasingan seperti ini:
Dalam sel B3, untuk mendapatkan tarikh masa semasa yang dikemas kini, gunakan fungsi tersebut TDATA (SEKARANG). Jika masa tidak diperlukan, maka sebaliknya TDATA fungsi boleh digunakan TODAY (HARI INI).
Dalam sel B11, cari harga produk yang dipilih dalam lajur ketiga jadual pintar Harga menggunakan fungsi tersebut VPR (TAMPILAN). Jika anda tidak pernah menemuinya sebelum ini, baca dan tonton videonya dahulu di sini.
Dalam sel B7, kami memerlukan senarai lungsur turun dengan produk daripada senarai harga. Untuk ini anda boleh menggunakan arahan Data – Pengesahan Data (Data — Pengesahan), nyatakan sebagai kekangan senarai (Senarai) dan kemudian masuk ke dalam medan Source (Sumber) pautan ke lajur Nama dari meja pintar kami Harga:
Begitu juga, senarai juntai bawah dengan pelanggan dibuat, tetapi sumbernya akan menjadi lebih sempit:
=INDIRECT(“Pelanggan[Pelanggan]”)
fungsi TIDAK LANGSUNG (LANGSUNG) diperlukan, dalam kes ini, kerana Excel, malangnya, tidak memahami pautan langsung ke jadual pintar dalam medan Sumber. Tetapi pautan yang sama "dibalut" dalam fungsi TIDAK LANGSUNG pada masa yang sama, ia berfungsi dengan hebat (lebih lanjut mengenai perkara ini terdapat dalam artikel tentang membuat senarai lungsur turun dengan kandungan).
Langkah 3. Menambah makro entri jualan
Selepas mengisi borang, anda perlu menambah data yang dimasukkan ke dalamnya ke hujung jadual Jualan. Menggunakan pautan mudah, kami akan membentuk satu baris untuk ditambah betul-betul di bawah borang:
Itu. sel A20 akan mempunyai pautan ke =B3, sel B20 akan mempunyai pautan ke =B7 dan seterusnya.
Sekarang mari tambahkan makro asas 2 baris yang menyalin rentetan yang dijana dan menambahkannya pada jadual Jualan. Untuk melakukan ini, tekan kombinasi Alt + F11 atau butang Visual Basic tab pemaju (Pembangun). Jika tab ini tidak kelihatan, maka dayakannya dahulu dalam tetapan Fail – Pilihan – Persediaan Reben (Fail — Pilihan — Sesuaikan Reben). Dalam tetingkap editor Visual Basic yang terbuka, masukkan modul kosong baharu melalui menu Sisipan – Modul dan masukkan kod makro kami di sana:
Sub Add_Sell() Worksheets("Input Form").Julat("A20:E20").Salin 'Salin baris data dari borang n = Worksheets("Jualan").Julat("A100000").Tamat(xlUp) . Baris 'menentukan nombor baris terakhir dalam jadual. Lembaran Kerja Jualan("Jualan").Sel(n + 1, 1).Tampal Tampal Khas:=xlTampalNilai 'tampal ke baris kosong Lembaran Kerja("Borang Input").Julat("B5,B7,B9"). ClearContents 'subborang akhir yang jelas Sekarang kita boleh menambah butang pada borang kita untuk menjalankan makro yang dibuat menggunakan senarai juntai bawah Memasukkan tab pemaju (Pembangun — Sisipkan — Butang):
Selepas anda melukisnya, menahan butang kiri tetikus, Excel akan bertanya kepada anda makro yang perlu anda tetapkan kepadanya – pilih makro kami Tambah_Jual. Anda boleh menukar teks pada butang dengan mengklik kanan padanya dan memilih arahan Tukar teks.
Sekarang, selepas mengisi borang, anda boleh klik pada butang kami, dan data yang dimasukkan akan ditambah secara automatik ke jadual Jualan, dan kemudian borang itu dikosongkan untuk memasuki perjanjian baharu.
Langkah 4 Memautkan Jadual
Sebelum membina laporan, mari kita pautkan jadual kita supaya kemudian kita boleh mengira jualan dengan cepat mengikut wilayah, pelanggan atau kategori. Dalam versi Excel yang lebih lama, ini memerlukan penggunaan beberapa fungsi. VPR (TAMPILAN) untuk menggantikan harga, kategori, pelanggan, bandar, dsb. ke jadual Jualan. Ini memerlukan masa dan usaha daripada kami, dan juga "makan" banyak sumber Excel. Bermula dengan Excel 2013, semuanya boleh dilaksanakan dengan lebih mudah dengan menyediakan perhubungan antara jadual.
Untuk melakukan ini, pada tab Tarikh (Tarikh) klik Hubungan (Perhubungan). Dalam tetingkap yang muncul, klik butang Buat (baru) dan pilih daripada senarai lungsur turun jadual dan nama lajur yang mana ia harus dikaitkan:
Perkara penting: jadual mesti dinyatakan dalam susunan ini, iaitu jadual terpaut (Harga) tidak boleh mengandungi dalam lajur kunci (Nama) produk pendua, seperti yang berlaku dalam jadual Jualan. Dalam erti kata lain, jadual yang berkaitan mestilah jadual yang anda akan cari untuk menggunakan data VPRjika ia digunakan.
Sudah tentu, jadual disambungkan dengan cara yang sama Jualan dengan meja Pelanggan mengikut lajur biasa Pelanggan:
Selepas menyediakan pautan, tetingkap untuk menguruskan pautan boleh ditutup; anda tidak perlu mengulangi prosedur ini.
Langkah 5. Kami membina laporan menggunakan ringkasan
Sekarang, untuk menganalisis jualan dan menjejaki dinamik proses, mari buat, sebagai contoh, beberapa jenis laporan menggunakan jadual pangsi. Tetapkan sel aktif ke jadual Jualan dan pilih tab pada reben Sisipkan – Jadual Pangsi (Sisipkan — Jadual Pangsi). Dalam tetingkap yang terbuka, Excel akan bertanya kepada kami tentang sumber data (iaitu jadual Jualan) dan tempat untuk memuat naik laporan (sebaik-baiknya pada helaian baharu):
Perkara penting ialah perlu untuk membolehkan kotak semak Tambahkan data ini pada model data (Tambahkan data pada Model Data) di bahagian bawah tetingkap supaya Excel memahami bahawa kami ingin membina laporan bukan sahaja pada jadual semasa, tetapi juga menggunakan semua perhubungan.
Selepas mengklik OK panel akan muncul di separuh kanan tetingkap Medan jadual pangsimana nak klik link SEMUAuntuk melihat bukan sahaja yang semasa, tetapi semua "jadual pintar" yang terdapat dalam buku sekaligus. Dan kemudian, seperti dalam jadual pangsi klasik, anda hanya boleh menyeret medan yang kami perlukan daripada mana-mana jadual berkaitan ke dalam kawasan itu Saring, Baris, Stolbtsov or Nilai-nilai – dan Excel akan serta-merta membina sebarang laporan yang kami perlukan pada helaian:
Jangan lupa bahawa jadual pangsi perlu dikemas kini secara berkala (apabila data sumber berubah) dengan mengklik kanan padanya dan memilih arahan Kemas kini & Simpan (Segarkan semula), kerana ia tidak boleh melakukannya secara automatik.
Juga, dengan memilih mana-mana sel dalam ringkasan dan menekan butang Carta Pangsi (Carta Pangsi) tab Analisis (Analisis) or Parameter (Pilihan) anda boleh dengan cepat memvisualisasikan hasil yang dikira di dalamnya.
Langkah 6. Isikan bahan yang boleh dicetak
Satu lagi tugas biasa bagi mana-mana pangkalan data ialah pengisian automatik pelbagai borang dan borang bercetak (invois, invois, tindakan, dll.). Saya sudah menulis tentang salah satu cara untuk melakukan ini. Di sini kami melaksanakan, sebagai contoh, mengisi borang mengikut nombor akaun:
Diandaikan bahawa dalam sel C2 pengguna akan memasukkan nombor (nombor baris dalam jadual Jualan, sebenarnya), dan kemudian data yang kami perlukan ditarik ke atas menggunakan fungsi yang sudah biasa VPR (TAMPILAN) dan ciri-ciri INDEKS (INDEX).
- Cara menggunakan fungsi VLOOKUP untuk mencari dan mencari nilai
- Bagaimana untuk menggantikan VLOOKUP dengan fungsi INDEX dan MATCH
- Pengisian borang dan borang automatik dengan data daripada jadual
- Mencipta Laporan dengan Jadual Pangsi