Contents [show]
Jadi, anda telah mencipta buku kerja dalam Excel yang penuh dengan data. Ia teratur dengan jelas, maklumat adalah terkini, pemformatan adalah tepat seperti yang dimaksudkan. Anda memutuskan untuk mencetak versi kertas jadual ini… dan semuanya menjadi salah.
Hamparan Excel tidak selalu kelihatan hebat di atas kertas kerana ia tidak direka bentuk agar sesuai dengan halaman yang dicetak. Mereka direka bentuk sepanjang dan selebar yang diperlukan. Ini bagus untuk mengedit dan melihat pada skrin, tetapi sukar untuk mencetak dokumen kerana data tidak selalunya sesuai dengan sempurna pada helaian kertas standard.
Semua kesukaran ini tidak bermakna mustahil untuk membuat hamparan Excel kelihatan baik di atas kertas. Sebenarnya tak susah pun. 5 helah berikut untuk mencetak dalam Excel akan membantu anda menyelesaikan masalah ini. Mereka semua harus berfungsi sama dalam Excel 2007, 2010 dan 2013.
1. Pratonton halaman sebelum mencetak
Dengan alat Preview Cetak (Pratonton) Anda boleh melihat dengan tepat bagaimana jadual akan kelihatan pada halaman bercetak. Dari segi penjimatan masa dan kertas, Preview Cetak (Pratonton) ialah alat percetakan utama anda. Anda juga boleh membuat beberapa pelarasan, seperti menyeret sempadan cetakan untuk menjadikannya lebih lebar atau lebih sempit. Gunakan alat ini selepas melaraskan pilihan cetakan dan reka letak anda untuk memastikan hamparan anda kelihatan seperti yang anda mahukan.
2. Tentukan apa yang perlu dicetak
Jika anda hanya memerlukan sebahagian kecil daripada data, jangan cetak keseluruhan buku kerja – cetak data yang dipilih. Anda boleh mencetak hanya helaian yang sedang anda lihat dengan memilih dalam tetapan cetakan Cetak Helaian Aktif (Cetak helaian aktif), atau pilih Cetak Keseluruhan Buku Kerja (Cetak Keseluruhan Buku) untuk mencetak keseluruhan fail. Selain itu, anda boleh mencetak sebahagian kecil data anda dengan menyerlahkan kawasan yang dikehendaki dan memilih Pilihan Cetakan (Pilihan cetak) dalam tetapan cetakan.
3. Memaksimumkan ruang yang ada
Anda dihadkan oleh saiz helaian kertas yang anda cetak, tetapi terdapat cara untuk memanfaatkan sepenuhnya kawasannya. Cuba tukar orientasi halaman. Orientasi lalai adalah baik untuk data yang terdapat lebih banyak baris daripada lajur. Jika jadual anda lebih lebar daripada tingginya, tukar orientasi halaman kepada landskap (landskap). Masih memerlukan lebih banyak ruang? Anda boleh menukar lebar sempadan di sekeliling tepi halaman. Lebih kecil mereka, lebih banyak ruang yang tinggal untuk data. Akhirnya, jika meja anda tidak terlalu besar, cuba bermain dengan alat itu Pilihan Penskalaan Tersuai (Skala) untuk memuatkan semua baris atau semua lajur, atau berisiko memasang keseluruhan jadual pada satu helaian kertas bercetak.
4. Gunakan percetakan tajuk
Jika jadual menjangkau lebih daripada satu halaman, maka menjadi sukar untuk memahami maksud data khusus, kerana Excel hanya mencetak tajuk lajur pada helaian pertama secara lalai. Pasukan Tajuk Cetak (Pengepala Cetak) membolehkan anda mencetak tajuk baris atau lajur pada setiap halaman, menjadikan data lebih mudah dibaca.
5. Gunakan pemisah halaman
Jika jadual menjangkau lebih daripada satu helaian kertas, kami mengesyorkan menggunakan pemisah halaman untuk menentukan dengan tepat data yang akan jatuh pada setiap helaian. Apabila anda memasukkan pemisah halaman, segala-galanya di bawah pemisah diasingkan daripada semua yang di atas pemisah dan pergi ke halaman seterusnya. Ini mudah, kerana Anda boleh membahagikan data dengan tepat seperti yang anda mahukan.
Dengan menggunakan helah ini, anda boleh menjadikan hamparan anda lebih mudah dibaca. Anda akan mendapat lebih banyak butiran mengenai teknik yang diterangkan di atas dalam pelajaran tutorial kami:
- Panel cetak dalam Microsoft Excel
- Tetapkan kawasan cetakan dalam Excel
- Menetapkan margin dan skala semasa mencetak dalam Excel