Contents [show]
Pengurusan masa «Dengan kerja yang saya ada dan saya terperangkap dalam pertemuan yang tidak berguna»
Ahli ekonomi Pilar Lloret menerangkan dalam «pertemuan 30 minit» bagaimana mengoptimumkan janji kerja ini dengan maksimum
Sekiranya anda diberitahu tentang perjumpaan baru di tempat kerja anda mendengus dengan kecerobohan dan pengunduran diri, ada sesuatu yang tidak kena. Janji kerja ini harus menjadi alat untuk meningkatkan pekerjaan profesional kita, dan berkali-kali akhirnya hanya membuang masa.
Situasi ini - jauh lebih biasa daripada yang nampaknya - adalah yang mendorong ahli ekonomi Pilar Lloret, khusus dalam perniagaan dan analisis risiko, untuk menulis «Mesyuarat 30 minit», sebuah buku di mana, melalui panduan dan nasihat yang jelas, dia mengusulkan cara untuk meningkatkan kecekapan pertemuan-pertemuan ini, sehingga memenuhi objektifnya.
Kami bercakap dengan pengarang dan meminta kunci untuk berhenti membuang masa dan memanfaatkan sebahagian besar pertemuan yang terpaksa kami hadiri:
Mengapa organisasi begitu penting semasa merancang mesyuarat?
Sekiranya kita tidak mempunyai perancangan dan organisasi yang baik, objektifnya tidak akan jelas, atau perkara yang akan dibincangkan, atau masa yang ada ... Oleh itu, kita akan jangka masa yang tidak terkawal dan kami tidak akan memenuhi harapan peserta. Kita mungkin kecewa dan akan membuang masa semua orang.
Apakah kesan negatif yang dapat dicapai oleh mesyuarat yang tidak dirancang dengan baik dan tujuan yang tidak dicapai tidak dapat dicapai?
Di samping kos dari segi ekonomi, menghadiri mesyuarat yang tidak dirancang dengan baik dan di mana setelah 90, 60 atau 30 minit tidak ada kesimpulan yang dihasilkan menghasilkan persepsi negatif dan kekecewaan di kalangan hadirin. Dan jika keadaan ini berlanjutan, mudah kerana lama-kelamaan kita merasa tertekan berfikir "dengan pekerjaan yang saya ada dan saya harus menghadiri perjumpaan yang tidak berguna."
Ia juga memberi kesan negatif terhadap pendapat peserta terhadap penganjur, yang dalam kebanyakan kes biasanya menjadi atasan.
Mengapakah 30 minit masa yang paling optimum selama perjumpaan?
30 minit adalah cabaran yang saya lontarkan dalam buku berdasarkan pengalaman saya sendiri dalam mengatur perjumpaan yang berkesan. Terbukti ada mesyuarat yang memerlukan lebih banyak masa, lain-lain di mana objektif anda dapat diambil walaupun dalam masa yang singkat, dan tentu saja pada suatu masa 30 atau 60 minit mesyuarat itu sendiri dapat diganti dengan panggilan atau e-mel, misalnya.
Bagaimana watak pembuat keputusan yang anda bicarakan dalam buku berfungsi?
Apabila kita bercakap mengenai peserta mesyuarat selama 30 minit, mesti jelas bahawa bilangan ideal tidak boleh melebihi maksimum lima orang. Dan pilihan anda mestilah yang tepat. Kita dapat membezakan tokoh moderator, penyelaras, setiausaha (mereka boleh menjadi orang yang sama) dan peserta. Pada prinsipnya, pengambilan keputusan dalam pertemuan selama 30 minit dan maksimum lima orang adalah konsensual dan tidak boleh menimbulkan konflik.
Bagaimana kita harus mengatur perjumpaan untuk menjadikannya seefisien mungkin?
Kita dapat merumuskan dalam lima perkara bagaimana mengatur pertemuan seperti berikut. Yang pertama adalah tentukan objektif dan hasil pertemuan yang diinginkan. Yang kedua, pilih peserta yang betul. Yang ketiga adalah merancang perjumpaan; Antara lain, susun agenda, pilih tempat, waktu dan jangka masa mula dan hantarkan bersama-sama dengan dokumen-dokumen penting mesyuarat kepada mereka yang berminat dalam masa yang cukup agar mereka dapat menyiapkannya.
Keempat, kita mesti mengambil kira reka bentuk struktur mesyuarat, iaitu peraturan operasi dan tentu saja bagaimana 30 minit mesyuarat itu disusun mengikut kandungan. Akhirnya, penting untuk membuat a susulan mesyuarat. Pastikan semua peserta mengetahui kesepakatan yang dibuat dan, sekiranya tindakan tindak lanjut harus dilakukan, apa tugas yang diberikan kepada masing-masing dan waktu pelaksanaan