Contents [show]
Selalunya, pengguna Excel berhadapan dengan keperluan untuk mengisi sel dengan data yang disusun dalam urutan logik tertentu. Atau, sebagai contoh, untuk membuat ramalan tentang nilai penunjuk tertentu mengikut masa tertentu, jika aliran semasa berterusan. Sekarang anda tidak perlu tahu berpuluh-puluh formula untuk semua ini. Beberapa klik tetikus sudah memadai, dan masalahnya selesai. Ini semua berkat autolengkap.
Ciri ini menakjubkan dalam kemudahannya. Sebagai contoh, ia membolehkan anda menyenaraikan bulan kalendar dengan cepat atau menjadikannya supaya hanya hari ke-15 dan hari terakhir setiap bulan dipaparkan (contohnya, dalam laporan perakaunan).
Bagaimanakah anda boleh memanfaatkan ciri hebat ini?
Di sudut kanan bawah terdapat segi empat sama, dengan menyeretnya, anda boleh meneruskan siri nilai di mana terdapat corak tertentu. Sebagai contoh, jika hari pertama adalah hari Isnin, maka dengan melakukan operasi mudah ini, anda boleh meletakkan nilai dalam baris berikut: Selasa, Rabu, Khamis, Jumaat, dan sebagainya.
Jika terdapat satu set nilai dalam sel seperti 1,2,4, maka dengan memilih kesemuanya dan menyeret kotak ke bawah, anda boleh meneruskan siri nombor sehingga 8, 16, 32, dan seterusnya. Ini membolehkan anda mengurangkan kos masa dengan ketara.
Dengan cara yang sama, senarai nama bulan dibuat.
Dan inilah rupa penggunaan autolengkap untuk janjang aritmetik. Dalam contoh kami, kami menggunakan dua sel dengan nilai 1,3, masing-masing, dan kemudian autolengkap meneruskan siri nombor.
Selain itu, penerimaan akan berfungsi walaupun nombor itu berada di dalam teks. Sebagai contoh, jika anda menulis "1 suku" dan seret kotak ke bawah, anda mendapat perkara berikut.
Sebenarnya, ini semua asas yang perlu anda ketahui. Tetapi jika anda ingin menguasai kemahiran bekerja dengan Excel secara lebih profesional, anda boleh membiasakan diri dengan beberapa cip dan helah.
Menggunakan Senarai Data Autolengkap
Sudah tentu, membuat senarai bulan atau hari dalam seminggu bukanlah semua yang Excel boleh lakukan. Katakan kami mempunyai senarai bandar yang syarikat kami telah menubuhkan pusat perkhidmatan. Mula-mula anda perlu menulis senarai lengkap dalam item "Tukar senarai", yang boleh diakses melalui jujukan menu Fail - Pilihan - Lanjutan - Umum - Edit senarai.
Seterusnya, tetingkap akan muncul dengan senarai senarai yang dibina ke dalam Excel secara automatik.
Tidak ramai di sini. Tetapi salah faham ini boleh diperbetulkan dengan mudah. Untuk melakukan ini, terdapat tetingkap kanan di mana jujukan nilai yang betul uXNUMXbuXNUMXbis ditulis. Rakaman boleh dilakukan dalam dua cara, kedua-duanya dengan koma dan dalam lajur. Jika terdapat banyak data, ia boleh diimport. Dengan cara ini anda boleh menjimatkan banyak masa.
Apa yang diperlukan untuk ini? Mula-mula anda perlu membuat senarai bandar di suatu tempat dalam dokumen, dan kemudian hanya membuat pautan kepadanya dalam medan di bawah.
Senarai kini telah dibuat dan boleh digunakan untuk mengisi semua sel lain.
Selain senarai dalam format teks, Excel memungkinkan untuk membuat urutan berangka, serta senarai tarikh yang disusun mengikut corak tertentu. Pada awal bahan ini, salah satu cara untuk menggunakannya telah diberikan, tetapi ini adalah tahap primitif. Anda boleh menggunakan alat ini dengan lebih fleksibel, seperti ace sebenar.
Mula-mula, kami memilih nilai jujukan yang diperlukan (satu atau lebih) bersama-sama dengan bahagian julat yang akan digunakan untuk senarai. Seterusnya, kami dapati butang "Isi" di panel atas dan dalam menu yang muncul, klik pada butang "Kemajuan".
Seterusnya, tetingkap dengan tetapan muncul.
Di bahagian kirinya terdapat butang radio yang dengannya anda boleh menetapkan lokasi urutan masa depan: mengikut baris atau lajur. Dalam kes pertama, senarai akan turun, dan dalam kes kedua, ia akan pergi ke kanan.
Di sebelah kanan tetapan lokasi terdapat panel di mana anda boleh memilih jenis jujukan berangka. Terdapat beberapa pilihan untuk dipilih:
- Aritmetik. Nilai dalam setiap sel seterusnya ialah nombor tertentu yang lebih besar daripada yang sebelumnya. Nilainya ditentukan oleh kandungan medan "Langkah".
- Geometrik. Setiap nilai berikutnya adalah beberapa kali lebih besar daripada yang sebelumnya. Berapa banyak sebenarnya bergantung pada langkah yang ditunjukkan oleh pengguna.
- kurma. Dengan pilihan ini, pengguna boleh membuat urutan tarikh. Jika anda memilih jenis ini, tetapan tambahan untuk unit ukuran diaktifkan. Mereka diambil kira semasa membuat urutan: hari, hari bekerja, bulan, tahun. Jadi, jika anda memilih item "hari bekerja", maka hujung minggu tidak akan dimasukkan dalam senarai.
- Autolengkap. Pilihan ini serupa dengan menyeret sudut kanan bawah. Dengan kata mudah, Excel memutuskan sendiri sama ada ia perlu meneruskan siri nombor atau lebih baik membuat senarai yang lebih panjang. Jika anda menentukan nilai2 dan 4 terlebih dahulu, maka yang seterusnya akan mengandungi nombor 6, 8 dan seterusnya. Jika sebelum itu anda mengisi lebih banyak sel, maka fungsi "regresi linear" akan digunakan (ini adalah pilihan yang sangat menarik yang membolehkan anda membina ramalan berdasarkan trend sedia ada).
Di bahagian bawah kotak dialog ini, seperti yang anda sudah lihat, terdapat dua pilihan: saiz langkah, yang dibincangkan di atas dan nilai had.
Selepas menyelesaikan semua operasi, anda perlu menekan butang "OK". Dengan cara yang sama, senarai hari bekerja untuk tempoh tertentu dibuat (contohnya, sehingga 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). Dan pengguna tidak perlu membuat sejumlah besar pergerakan yang tidak perlu!
Itu sahaja, persediaan selesai. Sekarang mari kita lihat beberapa kaedah autolengkap yang lebih profesional.
Menggunakan tetikus
Ini ialah cara yang paling mudah untuk autolengkap, membolehkan anda melakukan dengan elegan walaupun operasi yang paling kompleks. Terdapat dua pilihan untuk cara ia boleh digunakan: menggunakan butang tetikus kiri atau yang kanan. Sebagai contoh, tugasnya adalah untuk membuat senarai nombor yang disusun dalam tertib menaik, di mana setiap nilai seterusnya meningkat sebanyak satu. Biasanya, untuk ini, satu unit dimasukkan ke dalam sel pertama, dan deuce ke dalam sel kedua, selepas itu mereka menyeret kotak di sudut kanan bawah. Tetapi adalah mungkin untuk mencapai matlamat ini dengan kaedah lain - dengan hanya mengisi sel pertama. Kemudian anda perlu menyeretnya ke bawah dari sudut kanan bawah. Selepas itu, butang dalam bentuk segi empat sama akan muncul. Anda perlu mengkliknya dan pilih item "Isi".
Anda juga boleh menggunakan fungsi "Isi format sahaja", yang dengannya anda boleh melanjutkan format sel sahaja.
Tetapi terdapat kaedah yang lebih pantas: menahan butang Ctrl sambil menyeret sel secara selari.
Benar, ia hanya sesuai untuk urutan nombor autolengkap. Jika anda cuba menarik helah ini dengan data jenis yang berbeza, maka nilai uXNUMXbuXNUMXb hanya akan disalin ke dalam sel berikut.
Terdapat cara untuk mempercepatkan panggilan menu konteks. Untuk melakukan ini, seret kotak dengan menahan butang kanan tetikus.
Kemudian satu set arahan akan muncul. Jadi, anda boleh memanggil kotak dialog dengan tetapan autolengkap tambahan dengan mengklik pada item menu "Kemajuan". Tetapi ada satu batasan. Panjang jujukan maksimum dalam kes ini akan dihadkan kepada sel terakhir.
Untuk pelengkapan automatik dijalankan sehingga nilai yang diperlukan (nombor atau tarikh tertentu), anda mesti menekan butang kanan tetikus, setelah sebelumnya mengarahkan kursor ke kotak, dan seret penanda ke bawah. Kursor kemudian kembali. Dan langkah terakhir ialah melepaskan tetikus. Akibatnya, menu konteks dengan tetapan autolengkap akan muncul. Pilih kemajuan. Di sini, hanya satu sel dipilih, jadi anda perlu menentukan semua parameter autolengkap dalam tetapan: arah, langkah, nilai had dan tekan butang OK.
Fungsi Excel yang sangat menarik ialah penghampiran linear dan eksponen. Ia memungkinkan untuk membina ramalan tentang bagaimana nilai akan berubah, berdasarkan corak sedia ada. Sebagai peraturan, untuk membuat ramalan, anda perlu menggunakan fungsi Excel khas atau melakukan pengiraan kompleks, di mana nilai pembolehubah bebas diganti. Lebih mudah untuk menunjukkan contoh ini dalam amalan.
Sebagai contoh, terdapat dinamik penunjuk, yang nilainya meningkat dengan nombor yang sama setiap tempoh.
Adalah lebih mudah untuk memahami bagaimana nilai diramalkan dengan aliran linear (apabila setiap penunjuk seterusnya meningkat atau menurun dengan nilai tertentu). Fungsi Excel standard sesuai untuk ini, tetapi adalah lebih baik untuk melukis graf yang memaparkan garis arah aliran, persamaan fungsi dan nilai yang dijangkakan untuk lebih jelas.
Untuk mengetahui penunjuk yang diramalkan dalam istilah berangka, apabila mengira, anda perlu mengambil persamaan regresi sebagai asas (atau terus menggunakan formula terbina dalam Excel). Akibatnya, akan ada banyak tindakan yang tidak semua orang boleh fahami dengan segera.
Tetapi regresi linear membolehkan anda meninggalkan sepenuhnya formula kompleks dan merancang. Hanya gunakan autolengkap. Pengguna mengambil julat data berdasarkan ramalan dibuat. Set sel ini dipilih, kemudian butang tetikus kanan ditekan, yang anda perlukan untuk menyeret julat mengikut bilangan sel yang diperlukan (bergantung pada jarak titik pada masa hadapan yang mana nilai ramalan dikira). Menu konteks akan muncul, di mana anda perlu memilih item "Penghampiran Linear". Itu sahaja, ramalan diperoleh yang tidak memerlukan kemahiran matematik khas, memplot atau mendapatkan formula.
Jika penunjuk meningkat pada setiap tempoh masa dengan peratusan tertentu, maka kita bercakap tentang pertumbuhan eksponen. Contohnya, meramalkan dinamik wabak atau meramalkan faedah ke atas deposit bank hanya berdasarkan corak sedemikian.
Tiada kaedah yang lebih berkesan untuk meramalkan pertumbuhan eksponen daripada kaedah yang telah kami huraikan.
Menggunakan tetikus untuk mengisi tarikh automatik
Selalunya adalah perlu untuk meningkatkan senarai tarikh yang sedia ada. Untuk melakukan ini, beberapa tarikh diambil dan diseret oleh sudut kanan bawah dengan butang tetikus kiri. Ikon segi empat sama muncul, di mana anda boleh memilih kaedah pengisian.
Contohnya, jika akauntan menggunakan hamparan, pilihan "hari bekerja" akan sesuai dengannya. Selain itu, item ini akan diperlukan oleh mana-mana pakar lain yang perlu membuat rancangan harian, contohnya, HR.
Dan inilah pilihan lain, bagaimana untuk melaksanakan pengisian tarikh automatik dengan tetikus. Sebagai contoh, syarikat mesti membayar gaji pada 15 dan hari terakhir bulan tersebut. Seterusnya, anda perlu memasukkan dua tarikh, meregangkannya dan pilih kaedah pengisian "mengikut bulan". Ini boleh dilakukan sama ada dengan mengklik butang kiri tetikus pada petak di sudut kanan bawah, atau dengan menggunakan butang kanan, diikuti dengan panggilan automatik ke menu konteks.
Penting! Yang ke-15 kekal, tanpa mengira bulan, dan yang terakhir adalah automatik.
Dengan butang kanan tetikus anda boleh melaraskan perkembangan. Sebagai contoh, buat senarai hari bekerja tahun ini, yang masih akan berlangsung sehingga 31 Disember. Jika anda menggunakan autolengkap dengan butang kanan tetikus atau melalui menu, yang boleh diakses melalui petak, maka terdapat pilihan "Isi segera". Buat pertama kalinya, pembangun telah menyediakan ciri ini dalam Excel 2013. Sel perlu diisi mengikut corak tertentu. Ini akan membolehkan anda menjimatkan banyak masa.
kesimpulan
Sebenarnya, itu sahaja. Autolengkap ialah ciri yang sangat berguna yang membantu anda mengautomasikan banyak aliran kerja dan membuat ramalan berdasarkan corak. Tiada formula atau pengiraan tambahan diperlukan. Ia cukup untuk menekan beberapa butang, dan hasilnya akan kelihatan seolah-olah dengan sihir.