Pada Jarak di Universiti Psikologi Praktikal, kami sedang mengusahakan pelbagai kaedah organisasi diri dan peningkatan kecekapan. Termasuk cara membuat keutamaan dengan betul.
Mengapa perlu diutamakan.
Sebab pertama adalah jelas: untuk melakukan perkara yang paling penting dahulu. Sebab kedua kurang jelas: supaya pada bila-bila masa tertentu anda tahu dengan tepat perniagaan yang anda lakukan sekarang. Sehingga tidak ada pilihan, kerana pada saat pilihan bermulalah melontar, alasan, pemikiran seperti "Saya harus masuk untuk minum teh" dan sebagainya.
Turun dengan melontar, tetapkan keutamaan.
Saya ingin berkongsi dengan anda cara penulis saya mengutamakan, anda tidak akan membaca tentang kaedah ini di tempat lain. Pada pendapat saya, ini adalah cara yang paling berkesan untuk memberi keutamaan, tetapi ia mempunyai satu kelemahan. Ia memerlukan pengetahuan tentang matematik yang lebih tinggi untuk gred kedua, atau lebih tepatnya keupayaan untuk mendarab dan membahagi.
Jadi bayangkan itu kamu ada senarai tugasan. Biar saya lakarkan satu contoh:
- Rakam video untuk tapak
- Pesan meja komputer
- Balas e-mel segera
- Buka kotak di dalam almari
Nah, itu kira-kira senarai sedemikian diambil dari siling oleh saya. Seterusnya, kami akan menilai kepentingan setiap kes. Kepentingan akan terdiri daripada tiga parameter:
- kepentingan Betapa pentingnya untuk melakukan ini? Adakah sesuatu yang mengerikan akan berlaku jika anda memutuskan untuk tidak melakukannya sama sekali? Berapa banyak bergantung pada pelaksanaannya?
- Kecemasan — Berapa cepatkah ini perlu dilakukan? Lepaskan semuanya dan lakukan sahaja? Atau jika anda melakukannya dalam masa seminggu, adakah ia pada asasnya normal?
- kerumitan — Berapa lama kerja ini akan diambil? Adakah saya perlu berunding dan berinteraksi dengan orang lain untuk melakukannya? Sejauh manakah ia mudah dari segi emosi dan moral atau, sebaliknya, kompleks dan tidak menyenangkan?
Nilaikan semua kes pada tiga parameter ini pada skala dari 1 hingga 10 mengikut urutan Kepentingan-Segera-Kesukaran. Pada akhirnya, anda akan mendapat sesuatu seperti ini:
- Rakam video untuk tapak 8 6 7
- Pesan meja komputer 6 2 3
- Balas e-mel segera 7 9 2
- Buka kotak di dalam almari 2 2 6
Jadi, semua kes dinilai mengikut tiga kriteria Kepentingan-Kesegeraan-Kerumitan, tetapi setakat ini tidak mungkin untuk diutamakan, kerana masih belum jelas kes mana yang perlu diletakkan di tempat pertama, penting atau mendesak? Atau mungkin yang paling mudah dahulu, supaya ia dapat dilakukan dengan cepat dan supaya mereka tidak mengganggu?
Untuk mengutamakan kita anggap kepentingan utama setiap kes.
Kepentingan = Kepentingan * Urgensi / Kerumitan
Gandakan Kepentingan dengan Segera dan bahagikan dengan Kerumitan. Oleh itu, di bahagian paling atas, kita akan mempunyai perkara yang sangat penting dan sangat mendesak, sementara menjadi sangat mudah. Nah, sebaliknya. Dan kemudian senarai kami akan menjadi seperti ini:
- Rakam video untuk tapak 8 * 6 / 7 = 6.9
- Pesan meja komputer 6 * 2 / 3 = 4.0
- Balas e-mel segera 7 * 9 / 2 = 31.5
- Buka kotak di dalam almari 2 * 2 / 6 = 0.7
Saya menggunakan kalkulator untuk mengira dan membundarkan nilai kepada persepuluh, ketepatan sedemikian akan cukup. Jadi sekarang kita melihat betapa mudahnya untuk mengatur perkara mengikut keutamaan:
- Balas kepada e-mel segera 31.5
- Buat video untuk tapak 6.9
- Memesan meja komputer 4.0
- Bongkar kotak di dalam almari 0.7
Perkara terbaik tentang prosedur ini ialah ia tiada keputusan yang rumit diperlukan, terdapat algoritma siap sedia yang akan sentiasa memberi keutamaan dengan betul. Tugas anda hanyalah untuk menilai dengan secukupnya kepentingan, kesegeraan dan kerumitan kes itu teknik mengambil alih.
Utamakan dengan cara ini dengan senarai yang anda lakukan dalam tugasan sebelumnyauntuk memastikan bahawa ia bukan sahaja mudah, tetapi senarai akhir adalah cukup memadai. Di tempat pertama adalah perkara-perkara yang benar-benar munasabah untuk dilakukan di tempat pertama.